VBATools

Na zlecenie biura notarialnego została przeprowadzona zmiana przygotowanego do sprzedaży dodatku “Szyfruj dokument PDF” poprzez dodanie większej ilości funkcji z dopasowaniem ich do profilu postępowania przedsiębiorstwa.

To dodatek, którym w Wordzie na otwartym dokumencie utworzysz Mail z załącznikiem szyfrowanego PDFa. W normalnych warunkach użytkownik otwiera dokument, szuka danych związanych z odbiorcą i na ich podstawie kopiuje tą treść, aby następnie wykorzystać ją podczas zapisu PDF określając hasło. Potem tworzy wiadomość email gdzie dodaje zaszyfrowany załącznik. Co jeśli takich dokumentów do wysłania jest 20 lub 200 dziennie?; każdy do kogoś innego, gdzie łatwo pomylić dane a kliknięć mnóstwo. Oto rozwiązanie do Worda jaki współpracuje z aplikacją Outlook (klienta pocztowego z pakietu Office):

Ten dodatek, wywołany ikonką umieszczoną na wstędze aplikacji pobierze nr Regon, Pesel, NIP lub inny zdefiniowany z Worda automatycznie i zaproponuje do zaszyfrowania zapisanego jako PDF. Możesz to zignorować i nadać inne hasło wpisując go z ręki, albo zmienić słowo klucz użyte do wyszukania w kolejnych paragrafach treści dokumentu aby dopasować się do używanych w biurze szablonów.

W przypadku konieczności wydania wielu dokumentów dla konkretnego pracownika bądź klienta, osoba zajmująca się ich przygotowaniem musi poświęcić wiele czasu aby uzupełnić wszystkie dane osobowe, adresowe, dotrzymania terminów czy oczekiwanej należności. Często nie kończy się na jednym formularzu ale na kilku przygotowanych wcześniej pismach i załącznikach. Często są to kompletnie różne zestawy pism. Ich wypełnienie wydrukowane lub wysyłka emailem to niekiedy kilka godzin pracy.

Wiele użytkowników który tworzą formularze, potrzebuje połączyć pola tekstowe. W Interfejsie aplikacji nie jest to możliwe.

Napisany dodatek skupia się na nazwanych indywidualnie formantach tekstowych i sprawdza czy taka sama nazwa już istnieje w dalszej jego części. Jeśli tak to linkuje je ze sobą, dzięki czemu można uzupełnić jego treść aby w całym dokumencie te same pola mogły być automatycznie uzupełnione.

Przygotowano dodatek który posiada 4 funkcjonalności:

1. Eksport zdjęć (zapisanych w dokumencie we wskazane miejsce)
2. Zamiana istniejących zdjęć na nowe (ze wskazanego folderu)
3. Zmiana odcieni szarości (wszystkie zdjęcia będą czarno-białe)
4. Strony jako obraz (zapis kolejnych stron dokumentu jako pliki graficzne)

Jak działa ten dodatek?

Do zaprezentowania pokazano Worda z prostą grafiką zawierającą 4 kolorowe obrazki:

Załóżmy że pracujesz w przedsiębiorstwie, w którym blokowanie danych zapisanych w dokumentach jest standardem.

Czy nie zdarzyło Ci się szukać hasła do pliku, ponieważ było ono skomplikowane, albo unikatowe?

Otóż mi tak. Straciłem na to więcej czasu niż na zapoznanie się z treścią dokumentu. Straszna marnacja czasu, choć jak standard to standard i hasło ma być, cóż począć.

Jest na to sposób.

Dodatek “Autozapis dokumentów” jest odpowiedzią na wycofanie z MS Worda funkcjonalności dostępnej dotąd w opcjach aplikacji. W nowych wersjach jest opcja służąca do wykonania kopii awaryjnej w przypadku niekontrolowanego i nieplanowanego wyłączenia aplikacji “Autoodzyskiwanie”. Niekiedy jednak zdarza się że użytkownik w ferworze pracy omylnie wyłączy plik bez potwierdzenia zapisu. Jest na to rada w postaci prezentowanego rozwiązania aby nie stracić nie zapisanych danych.

Dodatek ten umożliwia proste umieszczenie zeskanowanego zdjęcia, wprost ze skanera do dokumentu Worda, jako obrazek. 

Jego zastosowanie jest trywialnie proste. W menu “Wstawianie” odszukujemy ikonkę skanera i … po chwili obrazek ląduje w dokumencie, gotowy do edycji.

(continue reading…)