Szyfruj dokument PDF Notariusz

by vbatools on Mar.16, 2024, under Oprogramowanie, Płatne, Word

Na zlecenie biura notarialnego została przeprowadzona zmiana przygotowanego do sprzedaży dodatku “Szyfruj dokument PDF” poprzez dodanie większej ilości funkcji z dopasowaniem ich do profilu postępowania przedsiębiorstwa.

Podobnie jak w wersji podstawowej, dodatek pobiera numer PESEL, NIP lub REGON z otwartego dokumentu MS Word, a usprawnieniem jest domyślny wybór oraz kolejność pobranych numerów PESEL dla szyfrowania załącznika PDF jaki jest tworzony. Podobnie wybór kilku adresów email jakie zawsze w szablonie są umieszczane wg określonej kolejności. W wersji podstawowej można wybrać jeden z pobranych do wyboru, a w wersji rozszerzonej kilka.

Zmiany również polegały na profilowaniu potrzeb, poprzez podłączenie szablonów treści (z wyborem formy grzecznościowej zależnej od osoby lub osób zawierających umowę) tworzonego maila z możliwością ich parametryzowania w zależności od treści dokumentu: w tym przypadku “Aktu notarialnego”. Tworzenie tytułu wiadomości z umieszczeniem w nich elementów Aktu, jak: adres poczty elektronicznej podmiotu w umowie deweloperskiej, data zawarcia umowy i sugestia godziny spotkania pobrana z interfejsu dodatku.

Dodatkowo mechanizm bierze pod uwagę arkusz kalkulacyjny wyceny usługi, który może być dowolnie edytowany w przyszłości, niezależnie od posiadanego rozwiązania, ponieważ w interfejsie znajduje się pole adresu komórki na którą wysłana jest wartość przedsięwzięcia i komórkę do pobierania gotowej wyceny. Wartość tą następnie umieszcza w treści wiadomości, aby to odbiorca wiedział, zanim otworzy załącznik, na ile musi być przygotowany (choćby spoglądając na mail z telefonu komórkowego).

Tworzony mail wysyłany do klienta z załącznikiem PDF posiada również tekst okalający, czyli frazę, której nie będzie w oryginale Aktu, a znaleźć się musi w piśmie przesyłanym elektronicznie. “Dokument niniejszy stanowi jedynie projekt umowy i winien być analizowany wyłącznie w takim charakterze, nie zaś jako wyraz złożonych oświadczeń woli stron.“

W kolejnej wersji v2 rozwiązanie zyskało hasło administracyjne, które zabezpiecza ustawienia dodatku, gdzie umieszczony jest adres UDW jak i przesunięte w stosunku do wersji podstawowej hasło uniwersalne podpisu pliku PDF.

Na koniec jest dodane wersjonowanie załączników, które po wysłaniu maila dopisuje do miejsca kopii zapasowych wysłany plik z dopiskiem kolejnej liczby (na wypadek uzgodnionych zmian umowy).

W ostatniej chwili v2.1: Link został przesunięty pod godzinę umówionego spotkania, a dodano możliwość osadzenia firmowego logo biura (umieszczonego pod kontrolką wskazującą rodzaj podpowiedzi hasła “PESEL”), poprzez wskazanie dowolnego pliku JPG/PNG (np z przeźroczystym tłem), jaki mógłby zostać umieszczony w uzyskanym miejscu.

Cały mechanizm generuje interfejs dodatku, pobierając dane z dokumentu w 3 sek, a wiadomość wraz z użyciem profilowanej treści w 12 sek (w zależności od mocy stacji roboczej). Daje to znaczną oszczędność czasu oraz uniknięcie pomyłek podczas realizowania powtarzalnych dla notariusza czynności. Dodatkowo w komplecie został zaoferowany dodatek do Outlooka, którym można podłączać kolejne szyfrowane dokumenty.

Zatem, jeśli masz potrzebę wdrożenia istniejącego rozwiązania, lub stworzenie podobnego rozwiązania jakie będzie dopasowane do twoich indywidualnych potrzeb, napisz do nas, a przygotujemy go na specjalne zamówienie.

(c) Shon Oskar – www.VBATools.pl

Wszelkie prawa zastrzeżone. Żadna część ani całość tego artykułu nie może być powielana ani publikowana bez zgody autora.