VBATools

Dane Szablonów Worda, to dwie funkcjonalności zamknięte w jednym dodatku. Dzięki niemu pobierzesz wartości pól z przygotowanych wcześniej szablonów (czyli te miejsca, które są pozostawione do wypełnienia przez użytkownika) a otrzymane z powrotem od odbiorców lub wypełnisz je generując nowe dokumenty, korzystając z już wcześniej przygotowanej bazy.

Szablony MS Worda można przygotować dowolnie w zależnoÅ›ci od potrzeby, osadzajÄ…c w odpowiednich miejscach tekst, grafikÄ™, checka jako elementy do wypeÅ‚nienia przez mechanizm. MogÄ… to być wezwania do zapÅ‚aty, faktury, oferty etc… Takie szczególne miejsca w szablonie, to pola tekstowe lub tekst sformatowany uzyskane dziÄ™ki opcji formantów w zakÅ‚adce developer. Nie jest to wiÄ™c Korespondencja seryjna, jest to inny mechanizm, którym uzyskasz podobny efekt znacznie szybciej.

#1 Pobieranie danych z formularzy:

Aby dodatek spełniał swoją rolę należy bazować na wielokrotnych kopiach tego samego wzoru osadzonych we wskazanym przez interfejs folderze. Narzędzie pobiera wartości pól tekstowych formularzy i osadza je w arkuszu Excela tak, aby tworzyć jednorodną bazę danych. Dobrą praktyką podczas budowania formularza w MS Word jest nazewnictwo pól do wypełnienia. W tedy nagłówki naszej tabeli z danymi będą posiadały ich nazwy i ich gromadzenie będzie zapisane w odpowiedniej kolumnie. Pobieranie treści z formularzy w których wyczyszczono pola nie powiedzie się.

W przypadku posiadania dużej iloÅ›ci wypeÅ‚nionych formularzy (wymóg formalny), zbieranie informacji po przez ich każdorazowe otwieranie i przepisywanie do bazy “na piechotÄ™”, jest dość mozolne. NarzÄ™dzie to pobierze dane tworzÄ…c jasnÄ… i czytelnÄ… tabelÄ™ w kilka sekund.

<- PrzykÅ‚ad pól formularza “Pole tekstowe”. Dodatek może posÅ‚użyć do zbierania danych z ankiet, które to należy przeanalizować (również z j.n. nowego pola “Tekstu sformatowanego”, gdzie pola nie sÄ… na szarym polu i po wyÅ‚Ä…czeniu trybu projektowania nie sÄ… do odróżnienia z normalnym tekstem), które polecamy stosować.

Poniżej zaÅ‚Ä…czony film, który przedstawia pobieranie danych z formularzy – film na YouTube:

#2 Tworzenie dokumentów korzystając ze wzoru formularza:

Na podstawie jednego szablonu, gotowego do wypeÅ‚nienia oraz bazie danych w arkuszu Excela, która zawiera nagłówki identycznie brzmiÄ…ce jak pola w szablonie wg ich nazw, mechanizm tworzy kopie szablonu z wypeÅ‚nionymi już polami. Efektem koÅ„cowym mogÄ… być dokumenty DOCx lub pliki PDF. JeÅ›li chcesz zachować dokumenty w pierwotnej postaci, które pozbawione sÄ… pól z szablonu, a jedynie zawierajÄ…ce tekst z bazy to check “usuÅ„ pola” wstawi tekst w ich miejsce. Dla pól w których ma informacji nie być wusyatczy je w bazie utworzyć bez wstawienie doÅ„ tekstu. W najnowszej odsÅ‚onie do mechanizmu tworzenia dodana jest opcja zbierania informacji tylko zaznaczonych rekordów bazy (czyli utworzenie kilku dokumentów z caÅ‚ej bazy danych).

Co z innymi polami? Owszem w tym rozwiązaniu można podmieniać zdjęcia czy stosować checki, co będzie wynikało w powiązaniu z bazą danych w XLu.

OglÄ…dnij jak Å‚atwo wykonać tworzenie dokumentów na podstawie formularza – film na YouTube:

Aby pokazać jak prosto jest dostosować istniejącą bazę do pracy z rozwiązaniem oraz jak przerobić dokument w szablon pokazuje w kilku krokach na poniżej umieszczonych ekranach:

W kolejnej wersji dodano opcję tworzenia podfolderów, ze zdefiniowanej kolumny w bazie danych. Czyli można generować zaznaczone lub wszystkie dokumenty/PDFy, tak aby tam gdzie jest to konieczne lądowały w zdefiniowanych katalogach.

Dobrą praktyką jest wpierw użyć pobrania danych, na przykładowo wypełnionym jednym szablonie, aby pozyskać oryginalne nazwy nagłówków, a następnie po uzupełnieniu tej bazy rekordami na czystym formularzu generować kolejno dokumenty.

DostÄ™pna już jest nowa wersja v7 BETA, w której dostÄ™pny jest import zdefiniowanych zakresów, tabel danych, tabel przestawnych oraz wykresów. To wielki skok możliwoÅ›ci tego rozwiÄ…zania. Na obecnÄ… chwilÄ™ wydawana jest wersja Beta z tÄ… funkcjonalnoÅ›ciÄ…, która posiada jeszcze pewne ograniczenia, np zwiÄ…zane z brakiem możliwoÅ›ci importu tych danych w tabelkÄ™ szablonu, oraz nie kasuje tagów w opcji “usuÅ„ pola”. Niedogodność ostanie wkrótce usuniÄ™ta, a posiadacze wersji BETA otrzymajÄ… peÅ‚nÄ… wersjÄ™ free bez wzglÄ™du na cenÄ™ finalnej wersji.

Dodatek zgodny z Office >= 2010 (oraz 365) dla 32/64bit

Dla osób, którzy szukają mechanizmu do wysyłania spersonalizowanej poczty polecam rozwiązanie Generator Maili lub dodatek Wyślij osobno.

Potrzebujesz coś prostszego, do wypełniania dokumentów, to zainteresuj się tym rozwiązaniem: Wybierz tekst do dokumentu

Zainteresowani zakupem dodatku proszeni są o kontakt i zapoznanie się z warunkami licencji.