VBATools

Dane Szablonów Worda, to dwie funkcjonalności zamknięte w jednym dodatku. Dzięki niemu pobierzesz wartości pól z przygotowanych wcześniej szablonów (czyli te miejsca, które są pozostawione do wypełnienia przez użytkownika) a otrzymane z powrotem od odbiorców lub wypełnisz je generując nowe dokumenty, korzystając z już wcześniej przygotowanej bazy.

Szablony MS Worda można przygotować dowolnie w zależności od potrzeby, osadzając w odpowiednich miejscach tekst, grafikę, checka jako elementy do wypełnienia przez mechanizm. Mogą to być wezwania do zapłaty, faktury, oferty etc… Takie szczególne miejsca w szablonie, to pola tekstowe lub tekst sformatowany uzyskane dzięki opcji formantów w zakładce developer. Nie jest to więc Korespondencja seryjna, jest to inny mechanizm, którym uzyskasz podobny efekt, o znacznie rozszerzonych możliwościach, szybciej i łatwiej.

Od czego zatem zacząć. Wpierw od szablonu dokumentu word. Cześć tekstu będzie miała stałą treść, umieszczenie pewnych charakterystycznych elementów będzie ściśle określone (jak podpis, data, obrazek, raport etc). Należy zatem taki dokument Worda przygotować, a potem uzupełnić go o obiekty, do których będą lądowały dane wpisane ręcznie (jak w modelu #1), lub przez automat przez nas zdefiniowany (model #2). Drugim krokiem, będzie zbudowanie bazy w Excelu czy po przez pozyskanie dancyh czy przez jej utworznie. Poniżej opis obydwu dróg postępowania:

#1 Pobieranie danych z formularzy:

Aby dodatek spełniał swoją rolę należy bazować na wielokrotnych kopiach tego samego wzoru osadzonych we wskazanym przez interfejs folderze. Narzędzie pobiera wartości pól tekstowych formularzy i osadza je w arkuszu Excela tak, aby tworzyć jednorodną bazę danych. Dobrą praktyką podczas budowania formularza w MS Word jest nazewnictwo pól do wypełnienia. W tedy nagłówki naszej tabeli z danymi będą posiadały ich nazwy i ich gromadzenie będzie zapisane w odpowiedniej kolumnie. Pobieranie treści z formularzy w których wyczyszczono pola nie powiedzie się.

W przypadku posiadania dużej ilości wypełnionych formularzy (wymóg formalny), zbieranie informacji po przez ich każdorazowe otwieranie i przepisywanie do bazy “na piechotę”, jest dość mozolne. Narzędzie to pobierze dane tworząc jasną i czytelną tabelę w kilka sekund.

<- Przykład pól formularza “Pole tekstowe”. Dodatek może posłużyć do zbierania danych z ankiet, które to należy przeanalizować (również z j.n. nowego pola “Tekstu sformatowanego”, gdzie pola nie są na szarym polu i po wyłączeniu trybu projektowania nie są do odróżnienia z normalnym tekstem), które polecamy stosować.

Poniżej załączony film, który przedstawia pobieranie danych z formularzy – film na YouTube:

#2 Tworzenie dokumentów korzystając ze wzoru formularza:

Na podstawie jednego szablonu, gotowego do wypełnienia oraz bazie danych w arkuszu Excela, która zawiera nagłówki identycznie brzmiące jak pola w szablonie wg ich nazw, mechanizm tworzy kopie szablonu z wypełnionymi już polami. Efektem końcowym mogą być dokumenty DOCx lub pliki PDF. Jeśli chcesz zachować dokumenty w pierwotnej postaci, które pozbawione są pól z szablonu, a jedynie zawierające tekst z bazy to check “usuń pola” wstawi tekst w ich miejsce. Dla pól, w których ma informacji nie być, wystarczy je w bazie utworzyć bez wstawienia doń tekstu (zostaną wyczyszczone lub usuniete). W najnowszej odsłonie do mechanizmu tworzenia dodana jest opcja zbierania informacji tylko zaznaczonych rekordów bazy (czyli utworzenie kilku dokumentów z całej bazy danych). Daje to możliwość filtrowania danych w Excelu i generowanie dokumentów, tylko dla określonej liczby odbiorców.

Co z innymi polami? Owszem w tym rozwiązaniu można podmieniać zdjęcia czy stosować checki, co będzie wynikało w powiązaniu z bazą danych w XLu.

Oglądnij jak łatwo wykonać tworzenie dokumentów na podstawie formularza – film na YouTube:

Aby pokazać jak prosto jest dostosować istniejącą bazę do pracy z rozwiązaniem oraz jak przerobić dokument w szablon pokazuje w kilku krokach na poniżej umieszczonych ekranach:

W kolejnej wersji dodano opcję tworzenia podfolderów, ze zdefiniowanej kolumny w bazie danych. Czyli można generować zaznaczone lub wszystkie dokumenty/PDFy, tak aby tam, gdzie jest to konieczne przygotowane i wypełnione lądowały w zdefiniowanych katalogach.

Dobrą praktyką jest wpierw użyć pobrania danych, na przykładowo wypełnionym jednym szablonie, aby pozyskać oryginalne nazwy nagłówków, a następnie po uzupełnieniu tej bazy rekordami na czystym formularzu generować kolejno dokumenty.

Dostępna już jest nowa wersja v7 BETA, w której dostępny jest import zdefiniowanych zakresów, tabel danych, tabel przestawnych oraz wykresów. To wielki skok możliwości tego rozwiązania. Na obecną chwilę wydawana jest wersja Beta z tą funkcjonalnością, która posiada jeszcze pewne ograniczenia, np związane z brakiem możliwości importu tych danych w tabelkę szablonu, oraz nie kasuje tagów w opcji “usuń pola”. Niedogodność ostanie wkrótce usunięta, a posiadacze wersji BETA otrzymają pełną wersję free bez względu na cenę finalnej wersji. Nie wykluczone że rozwiązanie to zostanie prze-migrowane do dodatku COM i zostanie oferowane jedynie subskrypcyjnie.

Dodatek zgodny z Office >= 2010 (oraz 365) dla 32/64bit

Jako rozwiązania pokrewne polecam: Uzupełnij dokumenty Worda oraz Łączenie formantów Worda a jeśli potrzebujesz coś prostszego, do wypełniania dokumentów, to zainteresuj się tym rozwiązaniem: Wybierz tekst do dokumentu

Dla osób, którzy szukają mechanizmu do wysyłania spersonalizowanej poczty polecam rozwiązanie Generator Maili lub dodatek Wyślij osobno.

Zainteresowani zakupem dodatku proszeni są o kontakt i zapoznanie się z warunkami licencji.