VBATools

Dane szablon贸w Worda – Pobieranie danych i generowanie formularzy

by on Sep.25, 2014, under Excel, Oprogramowanie, P艂atne

Dane Szablon贸w Worda, to dwie funkcjonalno艣ci zamkni臋te w jednym dodatku. Dzi臋ki niemu pobierzesz warto艣ci p贸l z przygotowanych wcze艣niej szablon贸w (czyli te miejsca, kt贸re s膮 pozostawione do wype艂nienia przez u偶ytkownika) a otrzymane z powrotem od odbiorc贸w lub wype艂nisz je generuj膮c nowe dokumenty, korzystaj膮c z ju偶 wcze艣niej przygotowanej bazy.

Szablony MS Worda mo偶na przygotowa膰 dowolnie w zale偶no艣ci od potrzeby, osadzaj膮c w odpowiednich miejscach tekst, grafik臋, checka jako elementy do wype艂nienia przez mechanizm. Mog膮 to by膰 wezwania do zap艂aty, faktury, oferty etc… Takie szczeg贸lne miejsca w szablonie, to pola tekstowe lub tekst sformatowany uzyskane dzi臋ki opcji formant贸w聽w zak艂adce developer. Nie jest to wi臋c Korespondencja seryjna, jest to inny mechanizm, kt贸rym uzyskasz podobny efekt, o znacznie rozszerzonych mo偶liwo艣ciach, szybciej i 艂atwiej.

Od czego zatem zacz膮膰. Wpierw od szablonu dokumentu word. Cze艣膰 tekstu b臋dzie mia艂a sta艂膮 tre艣膰, umieszczenie pewnych charakterystycznych element贸w b臋dzie 艣ci艣le okre艣lone (jak podpis, data, obrazek, raport etc). Nale偶y zatem taki dokument Worda przygotowa膰, a potem uzupe艂ni膰 go o obiekty, do kt贸rych b臋d膮 l膮dowa艂y dane wpisane r臋cznie (jak w modelu #1), lub przez automat przez nas zdefiniowany (model #2). Drugim krokiem, b臋dzie zbudowanie bazy w Excelu czy po przez pozyskanie dancyh czy przez jej utworznie. Poni偶ej opis obydwu dr贸g post臋powania:

#1 Pobieranie danych z formularzy:

Aby dodatek spe艂nia艂 swoj膮 rol臋 nale偶y bazowa膰 na wielokrotnych kopiach tego samego wzoru osadzonych we wskazanym przez interfejs folderze. Narz臋dzie pobiera warto艣ci p贸l tekstowych formularzy i osadza je w arkuszu Excela tak, aby tworzy膰 jednorodn膮 baz臋 danych. Dobr膮 praktyk膮 podczas budowania formularza w MS Word jest nazewnictwo p贸l do wype艂nienia.聽W tedy nag艂贸wki naszej tabeli z danymi b臋d膮 posiada艂y ich nazwy i ich gromadzenie b臋dzie zapisane聽w odpowiedniej kolumnie. Pobieranie tre艣ci z formularzy w kt贸rych wyczyszczono pola nie powiedzie si臋.

Pobieranie_z_szablonow_WD-szablonW przypadku posiadania du偶ej ilo艣ci wype艂nionych formularzy (wym贸g formalny), zbieranie informacji po przez ich ka偶dorazowe otwieranie i przepisywanie do bazy “na piechot臋”, jest do艣膰 mozolne. Narz臋dzie to pobierze dane tworz膮c jasn膮 i czyteln膮 tabel臋 w kilka sekund.

<- Przyk艂ad p贸l formularza “Pole tekstowe”.聽Dodatek mo偶e pos艂u偶y膰 do zbierania danych z ankiet, kt贸re to nale偶y przeanalizowa膰 (r贸wnie偶 z j.n.聽nowego pola “Tekstu sformatowanego”, gdzie pola nie s膮 na szarym polu i po wy艂膮czeniu trybu projektowania nie s膮 do odr贸偶nienia z normalnym tekstem), kt贸re polecamy stosowa膰.

Poni偶ej za艂膮czony film, kt贸ry przedstawia pobieranie danych z formularzy – film na YouTube:

#2 Tworzenie dokument贸w聽korzystaj膮c ze wzoru formularza:

Na podstawie jednego szablonu, gotowego do wype艂nienia oraz bazie danych w arkuszu Excela, kt贸ra zawiera nag艂贸wki identycznie brzmi膮ce jak pola w szablonie wg ich nazw, mechanizm tworzy kopie szablonu z wype艂nionymi ju偶 polami. Efektem ko艅cowym mog膮 by膰 dokumenty DOCx lub pliki PDF. Je艣li chcesz zachowa膰 dokumenty w pierwotnej postaci, kt贸re pozbawione s膮 p贸l z szablonu, a jedynie zawieraj膮ce tekst z bazy to check “usu艅 pola” wstawi tekst w ich miejsce. Dla p贸l, w kt贸rych ma informacji nie by膰, wystarczy je w bazie utworzy膰 bez wstawienia do艅 tekstu (zostan膮 wyczyszczone lub usuniete). W najnowszej ods艂onie do mechanizmu tworzenia dodana jest opcja zbierania informacji tylko zaznaczonych rekord贸w bazy (czyli utworzenie kilku dokument贸w z ca艂ej bazy danych). Daje to mo偶liwo艣膰 filtrowania danych w Excelu i generowanie dokument贸w, tylko dla okre艣lonej liczby odbiorc贸w.

Co z innymi polami? Owszem w tym rozwi膮zaniu mo偶na podmienia膰 zdj臋cia czy stosowa膰 checki, co b臋dzie wynika艂o w powi膮zaniu z baz膮 danych w XLu.

Ogl膮dnij jak 艂atwo wykona膰 tworzenie dokument贸w na podstawie formularza – film na YouTube:

Aby pokaza膰 jak prosto jest dostosowa膰 istniej膮c膮 baz臋 do pracy z rozwi膮zaniem oraz jak przerobi膰 dokument w szablon pokazuje w kilku krokach na poni偶ej umieszczonych ekranach:

W kolejnej wersji dodano opcj臋 tworzenia podfolder贸w, ze zdefiniowanej kolumny w bazie danych. Czyli mo偶na generowa膰 zaznaczone lub wszystkie dokumenty/PDFy, tak aby tam, gdzie jest to konieczne przygotowane i wype艂nione l膮dowa艂y w zdefiniowanych katalogach.

Dobr膮 praktyk膮 jest wpierw u偶y膰 pobrania danych, na przyk艂adowo wype艂nionym jednym szablonie, aby pozyska膰 oryginalne nazwy nag艂贸wk贸w, a nast臋pnie po uzupe艂nieniu tej bazy rekordami na czystym formularzu generowa膰 kolejno dokumenty.


Dost臋pna ju偶 jest nowa wersja v7 BETA, w kt贸rej dost臋pny jest import zdefiniowanych zakres贸w, tabel danych, tabel przestawnych oraz wykres贸w. To wielki skok mo偶liwo艣ci tego rozwi膮zania. Na obecn膮 chwil臋 wydawana jest wersja Beta z t膮 funkcjonalno艣ci膮, kt贸ra posiada jeszcze pewne ograniczenia, np zwi膮zane z brakiem mo偶liwo艣ci importu tych danych w tabelk臋 szablonu, oraz nie kasuje tag贸w w opcji “usu艅 pola”. Niedogodno艣膰 ostanie wkr贸tce usuni臋ta, a posiadacze wersji BETA otrzymaj膮 pe艂n膮 wersj臋 free bez wzgl臋du na cen臋 finalnej wersji. Nie wykluczone 偶e rozwi膮zanie to zostanie prze-migrowane do dodatku COM i zostanie oferowane jedynie subskrypcyjnie.

vbatools_koszt_350

Dodatek zgodny z Office >= 2010 (oraz 365) dla 32/64bit


Jako rozwi膮zania pokrewne polecam: Uzupe艂nij dokumenty Worda oraz 艁膮czenie formant贸w Worda a je艣li potrzebujesz co艣 prostszego, do wype艂niania dokument贸w, to zainteresuj si臋 tym rozwi膮zaniem: Wybierz tekst do dokumentu

Dla os贸b, kt贸rzy szukaj膮 mechanizmu do wysy艂ania spersonalizowanej poczty polecam rozwi膮zanie Generator Maili lub dodatek Wy艣lij osobno.


Zainteresowani zakupem dodatku proszeni s膮 o聽kontakt聽i zapoznanie si臋 z warunkami licencji.

(c) Shon Oskar 鈥撀www.VBATools.pl

Wszelkie prawa zastrze偶one. 呕adna cz臋艣膰 ani ca艂o艣膰 tego artyku艂u nie mo偶e by膰 powielana ani publikowana bez zgody autora.
:, , , , , , , , , , , , , , , ,

6 Comments for this entry

  • Marcin Briks

    Czy dodatek mo偶e obs艂ugiwa膰 wi臋cej szablon贸w? Np zgodnie ze zdefiniowanym rodzajem szablonu w pliku excel?

    • vbatools

      Tak, rozwi膮zanie jest dodatkiem Excela, i nie narzuca swojego szablonu. Mo偶e nim by膰 jakikolwiek plik Worda, podobnie jak baza w skoroszycie mo偶e by膰 dowolna. Takich par mo偶e by膰 dowolna ilo艣膰.

  • Szymon

    Czy rozwi膮zanie dzia艂a na pakiecie Office 2021?

  • Dorota

    Jakie s膮 ograniczenia szablonu? Ile kolumn mo偶e zawiera膰 plik z danymi w excel. Ile znak贸w mo偶e zawiera膰 kom贸rka z danymi w excel tak aby wszystkie znaki zosta艂y przetransportowane do szablonu word.

    • vbatools

      Nie ma takich wyra藕nych ogranicze艅 dla rozwi膮zania, opr贸cz tych jakie nak艂ada na nas sam Excel. Mechanizm z bada jak szeroki jest zakres danych bazy (ile jest kolumn) a potem bierze je wszystkie pod uwag臋. Je艣li danych jest wi臋cej to po prostu proces trwa d艂u偶ej ni偶 ten w kt贸rym umieszczono ich mniej. Szablon Worda te偶 nie ma ogranicze艅, ale pchanie zbyt d艂ugich tre艣ci mo偶e odbi膰 si臋 na czytelno艣ci dokumentu. W uzupe艂nianiu danymi nale偶y wzi膮膰 pod uwag臋 na podzia艂 danych na kategori臋 Zatem miejsce na imi臋 i nazwisko ani adres klienta nie b臋dzie zawiera艂o trylogii Sienkiewicza.

Leave a Reply