VBATools

Dane Szablonów Worda, to dwie funkcjonalności zamknięte w jednym dodatku. Dzięki niemu pobierzesz wartości pól z przygotowanych wcześniej szablonów (czyli te miejsca, które są pozostawione do wypełnienia przez użytkownika) a otrzymane z powrotem od odbiorców lub wypełnisz je generując nowe dokumenty, korzystając z już wcześniej przygotowanej bazy.

Szablony MS Worda można przygotować dowolnie w zależności od potrzeby, osadzając w odpowiednich miejscach grafikę, stopkę oraz elementy do wypełnienia. Mogą to być wezwania do zapłaty, faktury, oferty etc… Takie szczególne miejsca w szablonie, to pola tekstowe lub tekst sformatowany uzyskane dzięki opcji formantów w zakładce developer. Nie jest to więc Korespondencja seryjna, jest to mechanizm szybszy i bardziej uniwersalny.

#1 Pobieranie danych z formularzy:

Aby dodatek spełniał swoją rolę należy bazować na wielokrotnych kopiach tego samego wzoru osadzonych we wskazanym przez interfejs folderze. Narzędzie pobiera wartości pól tekstowych formularzy i osadza je w arkuszu Excela tak, aby tworzyć jednorodną bazę danych. Dobrą praktyką podczas budowania formularza w MS Word jest nazewnictwo pól do wypełnienia. W tedy nagłówki naszej tabeli z danymi będą posiadały ich nazwy i ich gromadzenie będzie zapisane w odpowiedniej kolumnie.

W przypadku posiadania dużej ilości wypełnionych formularzy (wymóg formalny), zbieranie informacji po przez ich każdorazowe otwieranie i przepisywanie do bazy “na piechotę”, jest dość mozolne. Narzędzie to pobierze dane tworząc jasną i czytelną tabelę.

<- Przykład pól formularza “Pole tekstowe”. Dodatek może posłużyć do zbierania danych z ankiet, które to należy przeanalizować (również z nowego pola “Tekstu sformatowanego”).

Poniżej załączony film, który przedstawia pobieranie danych z formularzy – film na YouTube:

#2 Tworzenie dokumentów korzystając ze wzoru formularza:

Na podstawie jednego pustego w treści pól szablonu, do wypełnienia oraz bazie danych w arkuszu, który zawiera nagłówki identycznie brzmiące jak pola tekstowe wg ich nazw, mechanizm tworzy kopie szablonu z wypełnionymi już polami. Efektem końcowym mogą być dokumenty DOCx lub pliki PDF. W najnowszej odsłonie do mechanizmu tworzenia dodana jest opcja zbierania informacji tylko zaznaczonych rekordów bazy (czyli utworzenie kilku dokumentów z całej bazy danych).

Co z innymi polami? Owszem w tym rozwiązaniu można podmieniać zdjęcia czy stosować checki, co będzie wynikało w powiązaniu z bazą danych w XLu.

Oglądnij jak łatwo wykonać tworzenie dokumentów na podstawie formularza – film na YouTube: Aby pokazać jak prosto jest dostosować istniejącą bazę do pracy z rozwiązaniem oraz jak przerobić dokument w szablon pokazuje na tych 2ch ekranach:

Dobrą praktyką jest wpierw użyć pobrania danych, na przykładowo wypełnionym szablonie aby pozyskać oryginalne nazwy nagłówków, a następnie na czystym formularzu generować dokumenty.

Dodatek wykonany jest w języku VBA dla wersji Office >= 2007 (oraz 365)

Zainteresowani zakupem dodatku proszeni są o kontakt i zapoznanie się z warunkami licencji.