Dane szablonów Worda – Pobieranie danych i generowanie formularzy

by vbatools on Sep.25, 2014, under Excel, Oprogramowanie, Płatne

Dane Szablonów Worda, to dwie funkcjonalności zamknięte w jednym dodatku. Dzięki niemu pobierzesz wartości pól z przygotowanych wcześniej szablonów (czyli te miejsca, które są pozostawione do wypełnienia przez użytkownika) a otrzymane z powrotem od odbiorców lub wypełnisz je generując nowe dokumenty, korzystając z już wcześniej przygotowanej bazy.

Szablony MS Worda można przygotować dowolnie w zależności od potrzeby, osadzając w odpowiednich miejscach tekst, grafikę, checka jako elementy do wypełnienia przez mechanizm. Mogą to być wezwania do zapłaty, faktury, oferty etc… Takie szczególne miejsca w szablonie, to pola tekstowe lub tekst sformatowany uzyskane dzięki opcji formantów w zakładce developer. Nie jest to więc Korespondencja seryjna, jest to inny mechanizm, którym uzyskasz podobny efekt znacznie szybciej.

#1 Pobieranie danych z formularzy:

Aby dodatek spełniał swoją rolę należy bazować na wielokrotnych kopiach tego samego wzoru osadzonych we wskazanym przez interfejs folderze. Narzędzie pobiera wartości pól tekstowych formularzy i osadza je w arkuszu Excela tak, aby tworzyć jednorodną bazę danych. Dobrą praktyką podczas budowania formularza w MS Word jest nazewnictwo pól do wypełnienia. W tedy nagłówki naszej tabeli z danymi będą posiadały ich nazwy i ich gromadzenie będzie zapisane w odpowiedniej kolumnie. Pobieranie treści z formularzy w których wyczyszczono pola nie powiedzie się.

W przypadku posiadania dużej ilości wypełnionych formularzy (wymóg formalny), zbieranie informacji po przez ich każdorazowe otwieranie i przepisywanie do bazy “na piechotę”, jest dość mozolne. Narzędzie to pobierze dane tworząc jasną i czytelną tabelę w kilka sekund.

<- Przykład pól formularza “Pole tekstowe”. Dodatek może posłużyć do zbierania danych z ankiet, które to należy przeanalizować (również z j.n. nowego pola “Tekstu sformatowanego”, gdzie pola nie są na szarym polu i po wyłączeniu trybu projektowania nie są do odróżnienia z normalnym tekstem), które polecamy stosować.

Poniżej załączony film, który przedstawia pobieranie danych z formularzy – film na YouTube:

#2 Tworzenie dokumentów korzystając ze wzoru formularza:

Na podstawie jednego szablonu, gotowego do wypełnienia oraz bazie danych w arkuszu Excela, która zawiera nagłówki identycznie brzmiące jak pola w szablonie wg ich nazw, mechanizm tworzy kopie szablonu z wypełnionymi już polami. Efektem końcowym mogą być dokumenty DOCx lub pliki PDF. Jeśli chcesz zachować dokumenty w pierwotnej postaci, które pozbawione są pól z szablonu, a jedynie zawierające tekst z bazy to check “usuń pola” wstawi tekst w ich miejsce. Dla pól w których ma informacji nie być wusyatczy je w bazie utworzyć bez wstawienie doń tekstu. W najnowszej odsłonie do mechanizmu tworzenia dodana jest opcja zbierania informacji tylko zaznaczonych rekordów bazy (czyli utworzenie kilku dokumentów z całej bazy danych).

Co z innymi polami? Owszem w tym rozwiązaniu można podmieniać zdjęcia czy stosować checki, co będzie wynikało w powiązaniu z bazą danych w XLu.

Oglądnij jak łatwo wykonać tworzenie dokumentów na podstawie formularza – film na YouTube:

Aby pokazać jak prosto jest dostosować istniejącą bazę do pracy z rozwiązaniem oraz jak przerobić dokument w szablon pokazuje w kilku krokach na poniżej umieszczonych ekranach:

W kolejnej wersji dodano opcję tworzenia podfolderów, ze zdefiniowanej kolumny w bazie danych. Czyli można generować zaznaczone lub wszystkie dokumenty/PDFy, tak aby tam gdzie jest to konieczne lądowały w zdefiniowanych katalogach.

Dobrą praktyką jest wpierw użyć pobrania danych, na przykładowo wypełnionym jednym szablonie, aby pozyskać oryginalne nazwy nagłówków, a następnie po uzupełnieniu tej bazy rekordami na czystym formularzu generować kolejno dokumenty.

Dostępna już jest nowa wersja v7 BETA, w której dostępny jest import zdefiniowanych zakresów, tabel danych, tabel przestawnych oraz wykresów. To wielki skok możliwości tego rozwiązania. Na obecną chwilę wydawana jest wersja Beta z tą funkcjonalnością, która posiada jeszcze pewne ograniczenia, np związane z brakiem możliwości importu tych danych w tabelkę szablonu, oraz nie kasuje tagów w opcji “usuń pola”. Niedogodność ostanie wkrótce usunięta, a posiadacze wersji BETA otrzymają pełną wersję free bez względu na cenę finalnej wersji.