VBATools

Dane szablon贸w Worda – Pobieranie danych i generowanie formularzy

by on Sep.25, 2014, under Excel, Oprogramowanie, P艂atne

Dane Szablon贸w Worda, to dwie funkcjonalno艣ci zamkni臋te w jednym dodatku. Dzi臋ki niemu pobierzesz warto艣ci p贸l z przygotowanych wcze艣niej szablon贸w (czyli te miejsca, kt贸re s膮 pozostawione do wype艂nienia przez u偶ytkownika) a otrzymane z powrotem od odbiorc贸w lub wype艂nisz je generuj膮c nowe dokumenty, korzystaj膮c z ju偶 wcze艣niej przygotowanej bazy.

Szablony MS Worda mo偶na przygotowa膰 dowolnie w zale偶no艣ci od potrzeby, osadzaj膮c w odpowiednich miejscach tekst, grafik臋, checka jako elementy do wype艂nienia przez mechanizm. Mog膮 to by膰 wezwania do zap艂aty, faktury, oferty etc… Takie szczeg贸lne miejsca w szablonie, to pola tekstowe lub tekst sformatowany uzyskane dzi臋ki opcji formant贸w聽w zak艂adce developer. Nie jest to wi臋c Korespondencja seryjna, jest to inny mechanizm, kt贸rym uzyskasz podobny efekt znacznie szybciej.

#1 Pobieranie danych z formularzy:

Aby dodatek spe艂nia艂 swoj膮 rol臋 nale偶y bazowa膰 na wielokrotnych kopiach tego samego wzoru osadzonych we wskazanym przez interfejs folderze. Narz臋dzie pobiera warto艣ci p贸l tekstowych formularzy i osadza je w arkuszu Excela tak, aby tworzy膰 jednorodn膮 baz臋 danych. Dobr膮 praktyk膮 podczas budowania formularza w MS Word jest nazewnictwo p贸l do wype艂nienia.聽W tedy nag艂贸wki naszej tabeli z danymi b臋d膮 posiada艂y ich nazwy i ich gromadzenie b臋dzie zapisane聽w odpowiedniej kolumnie. Pobieranie tre艣ci z formularzy w kt贸rych wyczyszczono pola nie powiedzie si臋.

Pobieranie_z_szablonow_WD-szablonW przypadku posiadania du偶ej ilo艣ci wype艂nionych formularzy (wym贸g formalny), zbieranie informacji po przez ich ka偶dorazowe otwieranie i przepisywanie do bazy “na piechot臋”, jest do艣膰 mozolne. Narz臋dzie to pobierze dane tworz膮c jasn膮 i czyteln膮 tabel臋 w kilka sekund.

<- Przyk艂ad p贸l formularza “Pole tekstowe”.聽Dodatek mo偶e pos艂u偶y膰 do zbierania danych z ankiet, kt贸re to nale偶y przeanalizowa膰 (r贸wnie偶 z j.n.聽nowego pola “Tekstu sformatowanego”, gdzie pola nie s膮 na szarym polu i po wy艂膮czeniu trybu projektowania nie s膮 do odr贸偶nienia z normalnym tekstem), kt贸re polecamy stosowa膰.

Poni偶ej za艂膮czony film, kt贸ry przedstawia pobieranie danych z formularzy – film na YouTube: YouTube Preview Image

#2 Tworzenie dokument贸w聽korzystaj膮c ze wzoru formularza:

Na podstawie jednego szablonu, gotowego do wype艂nienia oraz bazie danych w arkuszu Excela, kt贸ra zawiera nag艂贸wki identycznie brzmi膮ce jak pola w szablonie wg ich nazw, mechanizm tworzy kopie szablonu z wype艂nionymi ju偶 polami. Efektem ko艅cowym mog膮 by膰 dokumenty DOCx lub pliki PDF. Je艣li chcesz zachowa膰 dokumenty w pierwotnej postaci, kt贸re pozbawione s膮 p贸l z szablonu, a jedynie zawieraj膮ce tekst z bazy to check “usu艅 pola” wstawi tekst w ich miejsce. Dla p贸l w kt贸rych ma informacji nie by膰 wusyatczy je w bazie utworzy膰 bez wstawienie do艅 tekstu. W najnowszej ods艂onie do mechanizmu tworzenia dodana jest opcja zbierania informacji tylko zaznaczonych rekord贸w bazy (czyli utworzenie kilku dokument贸w z ca艂ej bazy danych).

Co z innymi polami? Owszem w tym rozwi膮zaniu mo偶na podmienia膰 zdj臋cia czy stosowa膰 checki, co b臋dzie wynika艂o w powi膮zaniu z baz膮 danych w XLu.

Ogl膮dnij jak 艂atwo wykona膰 tworzenie dokument贸w na podstawie formularza – film na YouTube: YouTube Preview ImageAby pokaza膰 jak prosto jest dostosowa膰 istniej膮c膮 baz臋 do pracy z rozwi膮zaniem oraz jak przerobi膰 dokument w szablon pokazuje w kilku krokach na poni偶ej umieszczonych ekranach:

vbatools_koszt_150Dobr膮 praktyk膮 jest wpierw u偶y膰 pobrania danych, na przyk艂adowo wype艂nionym jednym szablonie, aby pozyska膰 oryginalne nazwy nag艂贸wk贸w, a nast臋pnie po uzupe艂nieniu tej bazy rekordami na czystym formularzu generowa膰 kolejno dokumenty.

Dla os贸b, kt贸rzy szukaj膮 mechanizmu do wysy艂ania spersonalizowanej poczty polecam rozwi膮zanie Generator Maili lub dodatek Wy艣lij osobno.

 

Dodatek wykonany jest w j臋zyku VBA dla wersji Office >= 2007 (oraz 365)

Zainteresowani zakupem dodatku proszeni s膮 o聽kontakt聽i zapoznanie si臋 z warunkami licencji.

(c) Shon Oskar 鈥撀www.VBATools.pl

Wszelkie prawa zastrze偶one. 呕adna cz臋艣膰 ani ca艂o艣膰 tego artyku艂u nie mo偶e by膰 powielana ani publikowana bez zgody autora.
:, , , , , , , , , , ,

Leave a Reply

Ostatnio zalogowani:

Profile picture of vbatools
Profile picture of Anorak
Profile picture of Joanna Subik
Profile picture of Karol Stilger
Profile picture of marcinmachalowski
Profile picture of programistaaccess
Profile picture of piotrpawlik
Profile picture of Emil Wasilewski
Profile picture of kicekpicek
Profile picture of coldfusion
Profile picture of Gosia Borz臋cka
Profile picture of lukaszch
Profile picture of itadministracja
Profile picture of farbenia
Profile picture of 艁ukasz Ka艂u偶ny
Profile picture of kabzinski
Profile picture of rtynski
Profile picture of leszekbetlinski
Profile picture of Iv
Profile picture of Justyna Spycha艂a