VBATools

Dane szablon贸w Worda – Pobieranie danych i generowanie formularzy

by on Sep.25, 2014, under Excel, Oprogramowanie, P艂atne

Dane Szablon贸w Worda, to dwie funkcjonalno艣ci zamkni臋te w jednym dodatku. Dzi臋ki niemu pobierzesz warto艣ci p贸l z przygotowanych wcze艣niej szablon贸w (czyli te miejsca, kt贸re s膮 pozostawione do wype艂nienia przez u偶ytkownika) a otrzymane z powrotem od odbiorc贸w lub wype艂nisz je generuj膮c nowe dokumenty, korzystaj膮c z ju偶 wcze艣niej przygotowanej bazy.

Szablony MS Worda mo偶na przygotowa膰 dowolnie w zale偶no艣ci od potrzeby, osadzaj膮c w odpowiednich miejscach tekst, grafik臋, checka jako elementy do wype艂nienia przez mechanizm. Mog膮 to by膰 wezwania do zap艂aty, faktury, oferty etc… Takie szczeg贸lne miejsca w szablonie, to pola tekstowe lub tekst sformatowany uzyskane dzi臋ki opcji formant贸w聽w zak艂adce developer. Nie jest to wi臋c Korespondencja seryjna, jest to inny mechanizm, kt贸rym uzyskasz podobny efekt znacznie szybciej.

#1 Pobieranie danych z formularzy:

Aby dodatek spe艂nia艂 swoj膮 rol臋 nale偶y bazowa膰 na wielokrotnych kopiach tego samego wzoru osadzonych we wskazanym przez interfejs folderze. Narz臋dzie pobiera warto艣ci p贸l tekstowych formularzy i osadza je w arkuszu Excela tak, aby tworzy膰 jednorodn膮 baz臋 danych. Dobr膮 praktyk膮 podczas budowania formularza w MS Word jest nazewnictwo p贸l do wype艂nienia.聽W tedy nag艂贸wki naszej tabeli z danymi b臋d膮 posiada艂y ich nazwy i ich gromadzenie b臋dzie zapisane聽w odpowiedniej kolumnie. Pobieranie tre艣ci z formularzy w kt贸rych wyczyszczono pola nie powiedzie si臋.

Pobieranie_z_szablonow_WD-szablonW przypadku posiadania du偶ej ilo艣ci wype艂nionych formularzy (wym贸g formalny), zbieranie informacji po przez ich ka偶dorazowe otwieranie i przepisywanie do bazy “na piechot臋”, jest do艣膰 mozolne. Narz臋dzie to pobierze dane tworz膮c jasn膮 i czyteln膮 tabel臋 w kilka sekund.

<- Przyk艂ad p贸l formularza “Pole tekstowe”.聽Dodatek mo偶e pos艂u偶y膰 do zbierania danych z ankiet, kt贸re to nale偶y przeanalizowa膰 (r贸wnie偶 z j.n.聽nowego pola “Tekstu sformatowanego”, gdzie pola nie s膮 na szarym polu i po wy艂膮czeniu trybu projektowania nie s膮 do odr贸偶nienia z normalnym tekstem), kt贸re polecamy stosowa膰.

Poni偶ej za艂膮czony film, kt贸ry przedstawia pobieranie danych z formularzy – film na YouTube:

#2 Tworzenie dokument贸w聽korzystaj膮c ze wzoru formularza:

Na podstawie jednego szablonu, gotowego do wype艂nienia oraz bazie danych w arkuszu Excela, kt贸ra zawiera nag艂贸wki identycznie brzmi膮ce jak pola w szablonie wg ich nazw, mechanizm tworzy kopie szablonu z wype艂nionymi ju偶 polami. Efektem ko艅cowym mog膮 by膰 dokumenty DOCx lub pliki PDF. Je艣li chcesz zachowa膰 dokumenty w pierwotnej postaci, kt贸re pozbawione s膮 p贸l z szablonu, a jedynie zawieraj膮ce tekst z bazy to check “usu艅 pola” wstawi tekst w ich miejsce. Dla p贸l w kt贸rych ma informacji nie by膰 wusyatczy je w bazie utworzy膰 bez wstawienie do艅 tekstu. W najnowszej ods艂onie do mechanizmu tworzenia dodana jest opcja zbierania informacji tylko zaznaczonych rekord贸w bazy (czyli utworzenie kilku dokument贸w z ca艂ej bazy danych).

Co z innymi polami? Owszem w tym rozwi膮zaniu mo偶na podmienia膰 zdj臋cia czy stosowa膰 checki, co b臋dzie wynika艂o w powi膮zaniu z baz膮 danych w XLu.

Ogl膮dnij jak 艂atwo wykona膰 tworzenie dokument贸w na podstawie formularza – film na YouTube:

Aby pokaza膰 jak prosto jest dostosowa膰 istniej膮c膮 baz臋 do pracy z rozwi膮zaniem oraz jak przerobi膰 dokument w szablon pokazuje w kilku krokach na poni偶ej umieszczonych ekranach:

W kolejnej wersji dodano opcj臋 tworzenia podfolder贸w, ze zdefiniowanej kolumny w bazie danych. Czyli mo偶na generowa膰 zaznaczone lub wszystkie dokumenty/PDFy, tak aby tam gdzie jest to konieczne l膮dowa艂y w zdefiniowanych katalogach.

Dobr膮 praktyk膮 jest wpierw u偶y膰 pobrania danych, na przyk艂adowo wype艂nionym jednym szablonie, aby pozyska膰 oryginalne nazwy nag艂贸wk贸w, a nast臋pnie po uzupe艂nieniu tej bazy rekordami na czystym formularzu generowa膰 kolejno dokumenty.


Dost臋pna ju偶 jest nowa wersja v7 BETA, w kt贸rej dost臋pny jest import zdefiniowanych zakres贸w, tabel danych, tabel przestawnych oraz wykres贸w. To wielki skok mo偶liwo艣ci tego rozwi膮zania. Na obecn膮 chwil臋 wydawana jest wersja Beta z t膮 funkcjonalno艣ci膮, kt贸ra posiada jeszcze pewne ograniczenia, np zwi膮zane z brakiem mo偶liwo艣ci importu tych danych w tabelk臋 szablonu, oraz nie kasuje tag贸w w opcji “usu艅 pola”. Niedogodno艣膰 ostanie wkr贸tce usuni臋ta, a posiadacze wersji BETA otrzymaj膮 pe艂n膮 wersj臋 free bez wzgl臋du na cen臋 finalnej wersji.

vbatools_koszt_350

Dodatek zgodny z Office >= 2010 (oraz 365) dla 32/64bit


Dla os贸b, kt贸rzy szukaj膮 mechanizmu do wysy艂ania spersonalizowanej poczty polecam rozwi膮zanie Generator Maili lub dodatek Wy艣lij osobno.

Potrzebujesz co艣 prostszego, do wype艂niania dokument贸w, to zainteresuj si臋 tym rozwi膮zaniem: Wybierz tekst do dokumentu


Zainteresowani zakupem dodatku proszeni s膮 o聽kontakt聽i zapoznanie si臋 z warunkami licencji.

(c) Shon Oskar 鈥撀www.VBATools.pl

Wszelkie prawa zastrze偶one. 呕adna cz臋艣膰 ani ca艂o艣膰 tego artyku艂u nie mo偶e by膰 powielana ani publikowana bez zgody autora.
:, , , , , , , , , , , , , , , ,

2 Comments for this entry

  • Marcin Briks

    Czy dodatek mo偶e obs艂ugiwa膰 wi臋cej szablon贸w? Np zgodnie ze zdefiniowanym rodzajem szablonu w pliku excel?

    • vbatools

      Tak, rozwi膮zanie jest dodatkiem Excela, i nie narzuca swojego szablonu. Mo偶e nim by膰 jakikolwiek plik Worda, podobnie jak baza w skoroszycie mo偶e by膰 dowolna. Takich par mo偶e by膰 dowolna ilo艣膰.

Leave a Reply