Duplikaty w folderze poczty wysłanej Gmail

by vbatools on May.07, 2021, under Newsy

Na koncie G-Maila częstym przypadkiem jest iż w folderze poczty “Wysłanej” monitorowanej przez Outlooka znajdujemy podwójne wiadomości. Pozornie wyglądają one inaczej (np różnica w wielkości poczty), ale w praktyce to te same wiadomości.

Konto na serwerach Google nie są z gumy i ilość miejsca jest monitorowana. Po jej przekroczeniu mamy blokadę synchronizacji zdjęć z komórki, dokumentów w chmurze jak i poczcie. Zatem zjawisko jest dość groźne. Wysyłając pocztę z obrazkami oraz załącznikami dodanymi wprost, często jako kontynuacja rozmowy pozbywamy się konkretnych MB danych.

Oczywiście serwis proponuje nam rozszerzenie miejsca na koncie, ale jest to usługa subskrypcyjna równa ~120pln rocznie. Zatem jak zaradzić problemowi? – a są 2 rozwiązania napisane przez VBATools jako dodatki do Outlooka. Koszt każdego z nich jest jednorazowy w licencji wieczystej i taniej w licencji zbiorowej.

Pierwszy to kasowanie, narzędzie służy do eliminacji dubli, z którego korzystam dość często.
Drugi do export załączników dodanych przez użytkownika poza pocztę z pozostawieniem linku w wiadomości dla późniejszego ich wykorzystania. Realizuje takie sprzątanie raz w miesiącu.

Tak w krótkim przykładzie wygląda poczta po dzisiejszych wysyłkach (2 zdublowane przykłady dla ukazania istoty problemu).

Rozwiązanie pierwsze skupia się na dublach. Domyślnie to duble o tym samym kluczu, czyli faktycznych duplikatów, choć można przełączyć na rozpoznanie kontekstowe i sprawdzić pod kontem innych parametrów. Plusem rozwiązanie jest fakt iż skasowana poczta wpada do folderu “Kosz” więc można zweryfikować jego działanie i ew cofnąć przenosząc je go folderu źródłowego. Duble w wysłanych powstają w Outlooku a im mniejszy plik bazy, tym wydajność Outlooka większa.

Wykryto po jednym dublu – czyli na dzień dobry mamy 2MB zbędne, a ile faktycznie mamy takich dubli w poczcie? U mnie było ich ok 8GB

Drugie rozwiązanie to kasowanie załączników (czyli bez poprawnie osadzonych obrazków z treści, bo ich wycięcie nie ma sensu ponieważ wiadomość traci na czytelności). Skasowanie dołączonych plików zostaje synchronizowane z serwerem, a w wiadomości pozostaje link do miejsca poza skrzynkę. Link umieszczony jest na górze wiadomości poprzedzony dowolnym tekstem użytkownika. Usunięcie załączników traktowane jest w sposób selektywny, czyli po zaznaczeniu dowolnej ilości wiadomości w danym folderze.

Interface rozwiązania ustawiany wg preferencji użytkownika.

Aby załączniki się nie nadpisywały, można je tak ustawić, aby z automatu zostały uposażone w datę, jak i możemy ograniczyć swój wybór wybierając rozsądne dla nas granicę ich wielkości (choć spora ilość małych załączników, może sumarycznie przewyższać ilość istotnie wielkich). Można również wyznaczyć konkretne rozszerzenia aby tylko te zostały eksportowane.

Po skasowaniu dochodzi do synchronizacji z serwerem i nasza poczta zajmuje w tedy istotnie mniej.

Fakt iż o wysłane w ten sposób załączniki musimy się zatroszczyć tworząc ich kopie awaryjne, ale też i możemy nimi łatwiej zarządzać mając je w jednym folderze przez co też zabezpieczamy się przed atakami na konto.

Masz zatem problem z miejscem, zastanów się czynie zafundować sobie jeden z 2ch rozwiązań. Im mniej danych na skrzynce, tym poczta chodzi szybciej.

(c) Shon Oskar – www.VBATools.pl

Wszelkie prawa zastrzeżone. Żadna część ani całość tego artykułu nie może być powielana ani publikowana bez zgody autora.