VBATools

Zwiększenie wydajności Outlooka

by on Jan.03, 2021, under Outlook, Porady

Pierwszą czynnością jest pozbycie się nadmiaru maili z folderów.

Można to zrobić na kilka sposobów.

  • Po przez przenoszenie maili do archiwum (zaprogramowanie takiej czynności tworzącej przenoszenie w tle). Mechanizm domyślnie nastawiony jest na wiadomości które nie były edytowane (i otwierane) przez 6msc. Archiwizacji podlegają domyślnie wszystkie foldery, ale można wyłączyć konkretne z tego mechanizmu lub określić im inny czas przenoszenia. Wiadomości przenoszone z bazy danych konta będą znajdować się w pliku archive.pst który można przenosić i dowolnie podłączać w razie potrzeby. Można też ręcznie przenosić wiadomosci do dowolnego pliku PST np po posortowaniu po kolumnie “Otrzymano” tworząc tym sposobem bazę zapasową całych roczników.
  • Usunięcie duplikatów poczty. Nie jest to prosta sprawa bo ręcznie można zidentyfikować, które z wiadomości nam są nie potrzebne, ale hurtowo aby sprawdzić tysiąc lub więcej wiadomości. Producent nie posiada żadnej wdrożonej w pakiecie instrukcji. Jedyna operacja jaka jest mozliwa to ustawienie widoku w formie listy, sortowanie danych i ręczna eliminacja wiadomości. Pomysl w takim razie do zagospodarowania. Powstał zatem dodatek którym odfiltrujesz folder nie tylko w poczty która przez jakiś przypadek 2x została tam umieszczona, ale sprawdzisz różne przypadki, które kwalifikują ją jako dublikat. Takim rozwiązaniem jest ten dodatek: Usunięciem duplikatów Outlooka, który działa nie tylko na samych wiadomościach, ale również na kontaktach, wydarzeniach etc.  Plusem tego rozwiązania jest też to iż usunięte obiekty nie sa kasowane od razu, ale przesunięte zostają do folderu kosza, co pozwala na ich pononwe przesunięcie jeżeli nasz wybór klasyfikacji dubli został błędnie wyznaczony. 
  • Pozbycie się wielkich maili. Wielkich co do wagi, która wpływa bezpośrednio na zajętość konta oraz wielkość bazy danych. Aby maszynowo pozbyć się takich załączników polecam dodatek, który zapisze załączniki z wiadomości dodając wzamian do niej linki, aby nie tracić treści ani wersji plików.
  • Decentralizacja polegająca na rozproszeniu maili w folderach. Ilość w folderach kont dwukierunkowych jak IMAP/Activesync/Exchange ma kluczowy wpływ na synchroznizację statusów. Zatem im jest maili mniej do synchronizacji tym lepiej. Sprawę tą załatwiają reguł, którymi można przekierować wiadomość zaraz po odebraniu. Ilość wiadomości od kogoś konkretnego zawsze będzie mniejsza niż jeden zbiorczy worek jakim jest folder poczty odebranej.

Druga czynność to odłączenie niepotrzebnych plików czy starych kont. Outlook jest zbudowany jako aplikacja korporacyjna, wyposażona w obsługę wydarzeń/zaproszeń, zadań/przydzielania zadań, notatek, dziennika itp., a więc nie tylko wiadomości pocztowych. Ilość nadplanowych i podłączonych stale baz PST to dodatkowe obciążenie.

Trzecia to nie używane lub sporadycznie używane dodatki. Z tym akurat prosto sobie poradzić ponieważ Outlook jak i inne aplikacje Office posiadają interfejs dodatków COM, które w prosty sposób możemy wyłączać jeśli ich na co dzień nie potrzebujemy. Menu/Plik/Opcje/Dodatki/Dodatki COM. Co więcej programy Office wyposażone są w zegar uruchomiania dodatków i zdarza się również produktom MS że zostaną wyłączone ze względu na zbyt długie uruchomienie. Te można wyeliminować zakupem i instalacją oprogramowania na dyskach SSD lub/oraz zwiększeniem ilości ramu. Wydajność apliacji zwiększa się 10-cio krotnie. W przypadku, kiedy zostaną one wyłączone, interface dodatków COM nie będzie działać. Należy w tedy dopuścić je do uruchomienia z panelu głównego aplikacji Menu/Plik/Informacje

Ostateczną czynnością i podstawową to cykliczne uruchamianie kompaktowania. To mechanizm zaszyty we właściwościach folderu głównego. Uruchomienie go powoduje obkurczenie pliku PST/OST w bazach danych kont POP3/IMAP. Dla kont Exchange nie jest on dostępny. Obkurczenie to zjawisko zmniejszenia rozmiaru, który to rośnie w momencie odbierania nowych widomości, ale nie maleje w momencie ich kasowania. Proces kompaktowania uruchomiony po raz pierwszy może trwać ok 30-60min, ale puszczany raz na kwartał to czynność zajmująca ok 1 min, a często kilka sekund. Ważne jest dla kondycji bazy danych nie była ona zdefragmentowana i zawierała wiadomości skasowanych (których i tak w konwenconalny sposób nie można już odzyskać).  Jeśli masz jakieś pytania, lub spostrzeżenia, zapraszam na forum Outlook.pl/forum

MVP Shon Oskar – VBATools.plJeśli masz pytania dot. tego artykułu zapraszam na Forum
Skonfiguruj swój pakiet dodatków do Excela, Worda, PowerPointa i Outlooka

© Wszelkie prawa zastrzeżone. Żadna część ani całość tego artykułu nie może być powielana ani publikowana bez zgody autora.

:, , , ,

Leave a Reply

Ostatnio zalogowani:

Profile picture of vbatools
Profile picture of Karol Stilger
Profile picture of Łukasz Kałużny
Profile picture of Anorak
Profile picture of marcinmachalowski
Profile picture of Joanna Subik
Profile picture of programistaaccess
Profile picture of piotrpawlik
Profile picture of Emil Wasilewski
Profile picture of kicekpicek
Profile picture of coldfusion
Profile picture of Gosia Borzęcka
Profile picture of lukaszch
Profile picture of itadministracja
Profile picture of farbenia
Profile picture of kabzinski
Profile picture of rtynski
Profile picture of leszekbetlinski
Profile picture of Iv
Profile picture of Justyna Spychała