Automatyczny zapis załączników wiadomości email
by vbatools on Oct.21, 2016, under Oprogramowanie, Outlook, Płatne
Zapisywanie załączników to czynność w którym użytkownik musi skupić się na jego nazwie i rodzaju. Za każdym razem otwierać folder lub wskazywać ścieżkę zapisu. Dla pracowników biurowych to codzienna orka, więc można by powiedzieć “kompletna strata czasu” jeśli pomyślimy o tym, że zapis ten może wykonywać się automatycznie.
Wyobraźmy sobie narzędzie, którym dowolnie definiujemy listę warunków, które określają nazwę załącznika oraz ścieżkę ich zapisu zwracając uwagę na użycie znaków “*?#” (dla zastąpienia znaków dowolnym ciągiem). Opcjonalnie warunek możemy uzależnić o adres nadawcy. Poza tym mamy do wyboru, czy mają się one nadpisać, czy też zmienić swoją nazwę dodając do nazwy datę realizacji procesu zgodnie z określonym typem akcji.
Typ to 3 możliwości reakcji:
- Zapis określonego załącznika (ten sam co w deklaracji)
- Zapis wszystkich załączników z wiadomości (w którym zawarty był załącznik z deklaracji)
- Zapis całej wiadomość w oryginale jako plik .msg (zawierający oryginalną treść)
Automatyczny zapis załączników może również realizować się w formie:
- automatycznie, po odebraniu wiadomości (jak reguła ze skrzynka odbiorcza)
- poprzez zaznaczenie wiadomości (opcja prawo-kliku i wybór opcji z menu)
- po otwarciu wiadomości (z głównego jej menu)
Dodatkowymi opcjami są:
- Modyfikacja wiadomości przez usunięcie załącznika z wiadomości
- Dodanie nazw plików, które zostały zapisane w zadeklarowanej lokalizacji
- Dodanie kategorii identyfikującej działania dodatku (jako potwierdzenie tej czynności)
- Zapis raportu do wskazanej lokalizacji (tworzony plik CSV z danymi identyfikacyjnymi wykonanie działania)
- Komunikat informacyjny (realizuje podsumowanie ilości przerobionych wiadomości spełniających zakładany warunek) po zakończeniu pracy Outlooka
Dodatek się sukcesywnie rozwija i obecnie zyskał jeszcze kilka funkcjonalności polegających na pobraniu części nazwy z maila (nazwę konta) i tworzeniu odrębnych folderów, do których będzie wrzucał załączniki o zadeklarowanej nazwie. Ponadto dochodzi nowa opcja zapisu loga w miejscu osadzenia załączników, działająca niezależnie do loga głównego oraz możliwości dodania daty w formatach skróconej oraz z minutą i godziną pobranych z oryginalnej wiadomości.
Dodatek posiada liczne komentarze osadzone w chmurkach, umieszczonych w interfejsie (dostępne po najechaniu myszą). Test osadzony w zakładce konfiguracji przygotowuje wiadomość nie wysyłając ją automatycznie, opcja z pod prawego klawisza myszy dla wskazanych wiadomości działa automatycznie jak reguła.
Coś więcej – czyli zapisanie plików wprost, z pominięciem ustawień formularza. Czyli zaznaczamy dowolną ilość wiadomości i wskazujemy miejsce docelowe: bez dodawania dat, bez sprawdzenia nadawcy, po prostu zapis wszystkiego jak ręcznie.
a co gdy: 📌co prawda szybciej jest zapisać X załączników wskazując folder docelowy, ale za każdym razem wskazywać?… 📌co jeśli zależy nam na tym aby nie nadpisać ważnego pliku, 📌co jak poczta jest podpisana cyfrowo lub inny śmieć niekoniecznie aby go zapisywać, 📌co jeśli user zechce zapisać XXX załączników i umrze z niepokoju na zwisie. Zatem jednak extra konfigurator i mały, generowany pasek postępu w trakcie dla>20 zaznaczonych maili.
Klienci VBATools, którzy będą posiadać ww. wersję będą mogli liczyć w ramach przysługującego suportu na darmowy UPG.
Produkty powiązane to Utwórz maila z kodu HTML oraz Przeniesienie wiadomości z utworzeniem podfolderów jako dodatki COM do Outlooka.
Dodatek zgodny z Office >= 2013 (oraz 365) dla 32 i 64bit
Zainteresowani zakupem dodatku proszeni są o kontakt i zapoznanie się z warunkami licencji.
(c) Shon Oskar – www.VBATools.pl
Wszelkie prawa zastrzeżone. Żadna część ani całość tego artykułu nie może być powielana ani publikowana bez zgody autora.
13 Comments for this entry
Leave a Reply
-
Kontakt i społeczność:
Wlepka:
Polecaj nas dla kasy
August 2nd, 2019 on 10:46
Cześć
Jestem zainteresowany dodatkiem “Automatyczny zapis załączników wiadomości email”
jednak obecnie posiadam licencje 365, jednak prawdopodbnie po zakończeniu rocznej subskrypcji zakupie 2019 czy będę mógł przenieść licencję na 2019 z 365 czy wstrzymać się z zakupem ?
August 2nd, 2019 on 13:25
Kupując moje oprogramowanie możesz instalować go na innym urządzaniu, tylko gdy odinstalujesz na poprzednim lub zachowasz zgodność ilości zakupionych licencji. Także reinstalacja office, czy systemu, lub zmiana maszyny nie jest tutaj problemem.
April 19th, 2020 on 23:15
Dzień dobry,
czy ten dodatek jest w stanie zadziałać w następujący sposób:
z każdego maila z jakimkolwiek załącznikiem zapisuje automatycznie wszystkie te załączniki do folderu o nazwie nadawcy (np. ktoś@poczta.pl)?
I jeżeli ta sama osoba kiedykolwiek później z tego samego adresu wyśle kolejnego maila to te nowe załączniki będą zapisywać się w tym folderze?
April 20th, 2020 on 08:19
Nie. Ten dodatek zapisuje określone załączniki (choc można zdefiniować *.*) ale do zdefiniowanego folderu który już jest na dysku. Jeśli jednak zależy ci aby katalogi zapisu były tworzone na podstawie adresu email, to złóż takie zapotrzebowanie. Będzie ono wycenione lub wykonane gratis, jeśli ilość zakupionych i przepłaconych licencji będzie >6szt rezygnując jednocześnie z upustu jaki dla takiej ilości został określony. Zwróć też uwagę na inne rozwiązanie które taką czynność realizuje, ale nie w stosunku do załączników, ale do maili i folderów Outlooka: http://vbatools.pl/przeniesienie-do-podfolderow/
April 22nd, 2020 on 17:27
baltin, zaproponowałem ci partycypowanie w rozbudowie tego rozwiązania, tak aby spełniało twoje założenie. Nie dostałem odpowiedzi.
April 21st, 2020 on 08:36
Cześć!
Potrzebuję zapisać wszystkie załączniki z maili, ale ze względu na podejście mojej korpo, korzystam z Outlooka 365 jedynie przez przeglądarkę. Czy jest na to sposób?
April 21st, 2020 on 08:44
Niestety nie. Rozwiązania jakie tworzę w ramach VBATools to dodatki do aplikacji desktopowych (a nie WebOffice), te drugie pisze się w HTMLu i JS, które to języki nie są moją specjalnością. Pow rozwiązanie jest kierowane jedynie do Outlooka stacjonarnego.
September 11th, 2020 on 11:31
Czy faktury Pan wystawia? Pobiorę załączniki z Gmaila oraz z Thunderbirda?
September 11th, 2020 on 14:36
Tak. Odpisałem również mailem.
February 22nd, 2021 on 14:54
Witam!
Czy dodatek pozwala na zmianę nazwy załącznika przy jego zapisie? W przypadku, gdy załączniki przychodzą z różną nazwą, a chciałbym by były zapisywane (nadpisywane) pod stałą nazwą i lokalizacją na dysku.
February 22nd, 2021 on 14:57
Tak. Do nazwy może być dodana data do nazwy pliku, właśnie aby zachować historię w przypadku zapisu dziennych raportów czy statystyk.
September 18th, 2021 on 07:43
Mam pytanko. dostaje sporo maili z identyczna nazwa załacznika, w Pana apce jest mozliwosc do nazwy dodania daty, Ja natomiast w ciagu dnia dostaje takich maili kilkadziesiat wiec zmiana na datę nie rozwiązuje problemu bo wszystki pliki z jednego dnia beda mialy tą sama date. Ale czy mozna zmienć nazwe np na date i godzine z minutamii np sekundami wtedy kazdy plik miałby unikatwą nazwę??
September 18th, 2021 on 08:52
Korzystając z interfejsu nie można, ale mogę zmodyfikować rozwiązanie dla państwa.
To drobna zmiana więc nie będzie kosztów dodatkowych. Wystarczy podać taką propozycję zmiany w formularzu zamówienia.