VBATools

Rozdziel maile do różnych folderów

by on Oct.29, 2018, under Oprogramowanie, Płatne

Pewna konkretna grupa w firmie podróżniczej zajmuje się sprzedażą biletów lotniczych, nie rezerwacją hoteli, nie wycieczek krajoznawczych. Po prostu przyjmują zgłoszenia i wyszukują najlepsze połączenia drogą powietrzną obsługując zgłoszenia drogą email.

Załóżmy że zwykle jest kilku takich pracowników gotowych do pracy. Każdy z nich jest jednak człowiekiem, więc zdarzy mu się nieobecność (choroba, coś na mieście, nadgodziny, urlop, itp.) lub uzgodni z pracodawcą ruchomy czas pracy . Zasadą w firmie jest przekazywanie wiadomości przychodzącej ze współdzielonej skrzynki pocztowej. W kręgu zainteresowań są takie maile, które mają słowo klucz w temacie lub w treści, ale nie mają innych wykluczających jednoznaczne zlecenie zwrotów, np “lotniczy” oraz “rejs”, ponieważ rejsami zajmuje się inna grupa i wiadomość taka musi być indywidualnie załatwiana. Skupmy się więc w tym opisie tylko na tej jednej grupie (choć samych grup może być wiele).

Załóżmy więc że mail ma w treści “lotniczy” lub inną zdefiniowaną frazę, która nie koliduje z frazą, jaka tam nie powinna się zaistnieć. W tedy, operator (kierownik grupy) czytał te maile, bez względu na ich ilość i przenosił do podfolderu danego, wybranego pracownika gotowego do pracy. Jeśli pracowników było kilku to sam wybierał który mail do którego folderu przenieść. Pracownik po realizacji takiego zlecenia przenosił mail jako załatwiony do innego swojego podfolderu i przechodził do kolejnego zlecenia aby oczyścić taką kolejkę lub czekał na przydzielenie następnego.

 

Tutaj wkracza VBATools z mechanizmem który bazuje na 2ch dodatkach odciążając operatora do minimum.

  1. Pierwszy to mechanizm, którym przełożony raz na jakiś czas exportuje (jednym kliknięciem) dane z harmonogramu pracowników, do pliku bazy. Baza ta posiada rekordy przedstawiające czas w jakim dana osoba spodziewana jest realizować się w przedsiębiorstwie. Czyli zawiera daty i godziny pracy. Zapis ten prowadzony jest w Excelu.
  2. Drugi do dodatek do Outlooka, w którym można zadeklarować kluczowe wyrazy, zdefiniować foldery i który odpowiada za samo przekierowanie do podfolderów pracowniczych.

 

Rozdzielenie więc bazuje na słowach kluczowych, dostępności pracowników, oraz na zdefiniowanych folderach jakie reprezentują pracownika.

Aby układ przydzielania był bezstronny, jak i realizacja zleceń odbywa się w najkrótszym dla przedsiębiorstwa terminie, dodatek Outlooka liczy ile wiadomości posiadają zdefiniowane foldery. Jeśli pracownik szybko realizuje zlecenia i w grupie ma ich najmniej to może z automatu (check “włącz dodatek” stale monitorujący folder skrzynki odbiorczej) lub ręcznego rozdzielenia aby otrzymać następne zlecenia. W przypadku kiedy kilku pracowników ma taką samą ilość zleceń (lub nie ma aktualnie żadnych) to następne losowane jest realizowane spośród nich. Pracownicy których nie ma w harmonogramie lub godziny tam zadeklarowane stanowią o ich aktualnej nieobecności, nie biorą udziału w przydziale zleceń do czasu ich obecności. Jest możliwość deklarowania bez harmonogramu co zostało dodane w dalszym postępowaniu.

Tym sposobem jeśli rozpatrujemy np 3 zlecenia i 3ch gotowych pracowników, to każdy z nich dostanie po jednym kolejno wg losowania, a jeśli zleceń jest 2 to jeden z nich będzie musiał zaczekać na następny przydział w innym terminie i w przypadku kiedy koledzy dalej będą zajmować się zleceniami to on go otrzyma. Jeśli choć jeden “wyrobi się” z ich realizacją, to losowanie stanie się również i jego udziałem.

Mechanizm prowadzi logi, które zapisują ilość zleceń jakie pracownicy otrzymali w danym okresie. Dodatkowo w informacjach tych jest kto jest zleceniodawcą, gdzie i kiedy przekierowano wiadomość oraz dlaczego (słowo klucz). Na tej podstawie można mierzyć wydajność pracowników i nagradzać tych którzy obsłużyli najwięcej zleceń w mscu. Zapis w CSV pozwala szybko zaimportować dane do tabeli przestawnej lub wykonać połączenie z plikiem i określić premiowanie pracowników.

Rozwiązanie to, ma możliwość definiowania nieskończonej ilości fraz/kluczy jak i przypisywanie doń folderów pracowniczych (które muszą być zgodne nazwą z harmonogramem). Dodatek posiada obsługę błędów polegającą na kontroli folderów istniejących z zadeklarowanymi, co znacznie przyśpiesza pracę grupową. Operator może w takim razie zająć się tylko mailami jakich nie dało się rozdzielić z uwagi na ich złożoność lub brak zdefiniowanych kluczowych słów. Maile takie zostają przesunięte do folderu weryfikacyjnego. Ważne maile posiadające konkretne frazy lub daty (dziś, jutro, wczoraj) oprócz przeniesienia mogą być oznaczone kategorią.

Oto prosty przykład, gdzie przygotowano 7 mali (zgodnych z pierwszą regułą), zawierających frazę klucz w temacie, a potem dostarczono jeszcze 1 zawierającą klucz w treści wiadomości, które to zostały automatycznie rozłożone równomiernie pomiędzy dostępnych wg harmonogramu pracowników: (dlatego do folderu “Test 1” nie został przekierowany zadem mail).

W praktyce, nazwa folderu jest Imieniem i Nazwiskiem i posiada jeszcze podfolder na wykonane zlecenia. Za częstotliwość automatycznego rozdzielania odpowiada planowana synchronizacja  grupy dostępna pod [Ctrl+Alt+S], która domyślnie ustawiona jest na 30 min lub jej wymuszenie klawiszem [F9] a w przypadku kont onlinowych (IMAP/Exchange) wejście do folderu skrzynki odbiorczej.

 

(c) Shon Oskar – www.VBATools.pl

Wszelkie prawa zastrzeżone. Żadna część ani całość tego artykułu nie może być powielana ani publikowana bez zgody autora.

:, , , , , , ,

Leave a Reply

Recently Active Members

Profile picture of vbatools
Profile picture of Karol Stilger
Profile picture of Joanna Subik
Profile picture of Anorak
Profile picture of marcinmachalowski
Profile picture of programistaaccess
Profile picture of piotrpawlik
Profile picture of Emil Wasilewski
Profile picture of kicekpicek
Profile picture of coldfusion
Profile picture of Gosia Borzęcka
Profile picture of lukaszch
Profile picture of itadministracja
Profile picture of farbenia
Profile picture of Łukasz Kałużny
Profile picture of kabzinski
Profile picture of rtynski
Profile picture of leszekbetlinski
Profile picture of Iv
Profile picture of Justyna Spychała