Eksport wydarzeń do Outlooka

by vbatools on Oct.15, 2013, under Excel, Oprogramowanie, Płatne

Dodatek za drobne:

Mechanizm tego dodatku tworzy wydarzenia lub wysyła zaproszenia na spotkanie, na podstawie danych wpisanych w arkuszu Excela.

Proces tworzenia obiektów w Outlooku jest dość prosty, tak samo dla kilku jak i kilkuset wydarzeń. Użytkownik zaznacza obszar komórek arkusza, w których wg szablonu znajdują się wymagane dane, takie jak: temat, data rozpoczęcia oraz opcjonalnie: czas trwania, lokalizacja jak i treść dodatkowa. W przypadku wypełnienia adresów uczestnika(ów) lub obserwatorów, można spotkanie przekuć w zaproszenie na spotkanie. Osoby te otrzymają je drogą e-mail celem potwierdzenia.

Opcją dodatkową jest określenie czasu przypomnienia, identycznego z zakresem dostępnym w Outlook (od 0 min do 2 tyg). Na rysunku po prawej stronie tej porady, utworzone zostało przykładowe wezwanie na spotkanie:

Aby nie popełnić gafy, mechanizm posiada też opcję testową, która sprowadza się do wyświetlenia nowego, jednego wydarzenia/wezwania. Bez zaznaczonej tej opcji spotkanie zapisywane jest automatycznie w kalendarzu, a wezwanie na spotkanie jest wysyłane do określonych wcześniej uczestników.

Aby można było odseparować wydarzenia, które zostały utworzone przez ten dodatek wprowadzono nadanie im kategorii VBATools. Import przeprowadzony jest do domyślnego kalendarza.

Poniżej prezentacja produktu w formie krótkiego filmu [YT]:

Dodatkowo w dodatku dodano zapamiętanie ustawień i możliwość wywołania podstawowej funkcji z zew skoroszytu. Daje to możliwość wywołania procedury skrótem klawiszowym lub podpięcia przycisku dla arkusza spełniającego rolę szablonu zbierającego informacje używając formuł, co pokazuje ten film [YT]:

Run “Export_wydarzen_do_Outlooka.xlam!Eksportuj”

W najnowszej odsłonie dodano możliwość podania kategorii oraz załącznika do wydarzenia. Nie polecamy takiego rozwiązania, gdzie deklarowane są ciężkie załączniki, ponieważ będą one obciążać bazę danych i lepszym rozwiązaniem jest np deklarowanie linków do ścieżek sieciowych lub hiperłączy podanych w treści wydarzenia, ale jeśli mamy współdzielony kalendarz lub skrzynkę na Exchange, z której korzystamy na wielu urządzeniach, to może to być jedyna możliwość.