VBATools

Zanim firma zakupi program do wymiany kalendarzy można wspomóc się wysłaniem wiadomości o swoich zaplanowanych wydarzeniach drogą email. Nie jest to idealne rozwiązanie, jednakże wygodniejsze niż zapiski na kartce papieru lub pozostawiona wiadomość przez sekretarkę.

Outlook w widoku kalendarza posiada hiperlink „Wyślij kalendarz pocztą e-mail…” pokazany na rys 1.

Rys. 1. Generowanie wiadomości z kalendarzem

Po kliknięciu w pow. link zostaje utworzona wiadomość (rys 2) z komunikatem potwierdzającym import wydarzeń kalendarzowych, z możliwością zmiany zakresu i udostępnienia szczegółowości informacji zawartych w wydarzeniach.

Rys. 2. Konfiguracja zakresu przesyłanych informacji kalendarzowych

Ekran konfiguracji posiada dość wygodny interfejs do określania zakresu danych, włącznie z ustaleniem limitu czasu przypadającego na dzień „Ustaw godziny pracy”.

Rys. 3. Widok wygenerowanej wiadomości.

Wygenerowana wiadomość posiada postać tabelki w formacie HTML z aktywnymi linkami ułatwiającymi nawigację pomiędzy kalendarzem a tabelką zakresu wydarzeń przypadających na konkretny dzień. Ponadto w załączniku wiadomości znajduje się fragment kalendarza (dołączony plik), który to może być otwarty (rys 4) lub zaimportowany do kalendarza odbiorcy.

Rys. 4. Widok załącznika

Rozwiązanie to należy traktować, jako doraźne, ponieważ przesyłana wiadomość nie synchronizuje się z kalendarzem odbiorcy. Czynność tą należy powtarzać w ramach uzupełniania zaplanowanych czynności lub aktualizacji udostępnionego zakresu czasu.

Profesjonalne rozwiązanie proponuje serwer Exchange jak i proponowane przez nas dodatki, które posiadają możliwość konfiguracji i aktualizacji zdalnej niezliczonej ilości grup kalendarzy MS Outlook.

Artykuł dotyczy: Microsoft Outlook 2007/2010

(c) Shon Oskar – www.VBATools.pl