VBATools

Możesz mieć super szefową, prężnego szefa, świetny lokal, wykwalifikowanych pracowników, dobre zaopatrzenie i drzwi dosłownie nie zamykają się, ale sprawy biurowe kuleją bo wymagają sporych pokładów czasu, a te przecież nie są bezpośrednio związane z waszym biznesem. Niestety aby wypełnić grafik i zapewnić rozwój i płynność należy stale ofertować swoje usługi.

Przygotowano zatem prosty w obsłudze dodatek do MS Excela dla Windows (współpracujący również z Outlookiem klasykiem, Wordem i Power Pointem w wersjach desktop), tworzący ofertę bazującą na cenniku towarów i usług firm restauracyjnych (i nie tylko) zapisanych w skoroszycie.

Dzięki liście produktów zapisanej w arkuszu pod postacią prostej tabelki, z kolumnami:

• Kategorię “Kategoria”
• Listę dań “Dania”
• Opis produktów “Produkt”
• Cenę “Cena”
• “Upust %” (opcjonalnie)
• Kolumnę na oznaczanie wybranych pozycji “Wybór”

obsługiwany przez np menadżera restauracji wg omówionego wzorca, może być dowolnie powiększany lub pomniejszany w ramach zapotrzebowania, udostępniając aktualnie świadczone usługi dedykowanej konkretnej grupie docelowej lub zawierającej cennik sezonowy. Szablony cenników te nie są zaprogramowane ale posiadają konkretny układ danych wraz z formułami i listami wyboru ułatwiającymi pracę w skoroszycie. Ilość cenników jest dowolna.

Zasada jest prosta. Użytkownik na otwartym arkuszu wspomagając się filtrami tabeli, wybiera uzgodnione z klientem pozycje oznaczając je na arkuszu checkiem lub polem wyboru (check dostępny w wersji 365):

W odrębnym arkuszu “Ilości” zawarte są opisy danej imprezy, data i miejsce jak i ilości przewidzianych potraw czy usług bazującej na liście kategorii cennika, które podczas tworzenia kalkulacji są importowane do formuł oferty. Umiejscowienie tych informacji jest z góry narzucona:

Rozwiązanie posiada możliwość “dzielenia ilości” porcji w wybranej grupie dań na osoby, aby np zadeklarowane np: 700 osób przy wyborze 4 różnych dań przypadało po jednym na głowę co zmniejsza ilości proporcjonalnie do 175 szt (co po wygenerowaniu można jeszcze zmienić). Dodatkowo arkusz ten również jako opcja, daje możliwość importu kolumny “Upust %”.

Po kliknięciu przycisku w Menu aplikacji Excel, automat tworzy ofertę dla klienta co na przykładzie danej restauracji zaprezentowano poniżej.

Przygotowanie oferty po wyznaczeniu produktów uzgodnionych z klientem to dosłownie jedna sekunda.

Formuły w ofercie są otwarte, pozwalające zmodyfikować naliczone ilości (np: nie porcja, ale pół porcji, lub powiększenie wstępnie określonych ilości na osobę), dzięki czemu podsumy pozycji jak i suma całej oferty dynamicznie to uwzględnia:

Tak przygotowana oferta, dodatkowo dziedzicząca style z kolumny “Dania” eksponowana jako nagłówki. Oferta stanowi osobny skoroszyt, który następnie możemy zapisać na dysku wraz z kopią w formacie PDF w dowolnie określonej nazwie, lub wysłać ją do klienta w wiadomości Email gotowej do uzupełnienia w adres pocztowy czy treść wybierając odpowiednią opcję w menu dodatku. Taka wiadomość będzie zawierać jedynie załącznik oraz dla domyślnego konta stopkę (do uzgodnienia jeśli potrzebna będzie pełna automatyzacja np na bazie szablonu pocztowego). W przypadku poczty można wspomóc się też wklejeniem gotowców używając “szybkich części” w Outlooku.

Kategorie nie wypełnione liczbą dodatnią, nie będą stanowiły treści przygotowanej oferty, przez co możemy korzystać z cennika uniwersalnego z propozycjami na każdą okazję.

---

Upgrade rozwiązanie jest bezpłatny. Cena modyfikacji pod klienta wychodząca poza plan rozwoju, bazuje na cenniku usług informatycznych. Zatem jeśli potrzebujesz coś bardziej zaawansowanego, opartego na bazie danych SQL, z analizą dostępnych sezonowych produktów, kontaktów z dostawcami towarów i usług (wybór dostawcy i aktualnej ceny), z wpisami kalendarzowymi zawierających przypomnienie o zaliczkowaniu odbiorców, to skontaktuj się drogą e-mailową abyśmy mogli stworzyć dla ciebie narzędzie skrojone na miarę. Zaletą takiego rozwiązania jest całkowita dyskrecja związana z zachowaniem danych, czego nie można powiedzieć o mechanizmach webowych, jakie odszukasz w internecie! Zatem odpowiedź sobie, czy warto wysyłać te dane obcej firmie która zna lokalny rynek?

---

UPG do wersji v1,2

1. Blokowanie ofert hasłem (aby pracownik odpowiedzialny za ich przygotowanie nie zmienił ceny, a jedynie wpływał na ilość i upust),
2. Formatowanie warunkowe dodane z automatu, aby widać było jakie pozycje rabatowano,
3. Warunkowe uzupełnienie pozycji wynikające z powiązana towarów (np podczas wypożyczania sprzętu) – tylko dla wersji Excel 365,
4. Utworzenie formuły automatycznie zwiększającą ilość dań na osobę w momencie ręcznych poprawek ilości na ofercie,
5. Dodanie przygotowanej oferty do kalendarza Outlooka (do późniejszego uzupełnienia w datę i opis).

UPG do wersji v1,3

1. Zaznaczanie pozycji cennika na postawie przygotowanych wcześniej ofert, do jej korekty lub aktualizacji,
2. Dodanie interfejsu z definiowaniem własnego logo umieszczonego w górnej części oferty,
3. Definiowanie eksportu do nowych plików Worda i PowerPointa jak i zdefiniowanych szablonów (jako grafika oferty pod spodem dokumentu lub kolejny slajd),
4. Możliwość blokady bazy cennika i możliwość modyfikacji jedynie upustu (jeśli chcemy oddać kompetencję pracownikowi, który nie powinien zmieniać cen bazowych).
5. Przygotowanie opisu użytkownika w PowerPoincie odpalanego z konfiguratora dodatku.

Jeśli masz potrzebę wdrożenia istniejącego rozwiązania, lub stworzenie podobnego rozwiązania, jakie będzie dopasowane do twoich indywidualnych potrzeb, napisz do nas, a przygotujemy go na specjalne zamówienie.

---

Dodatek COM zgodny z Office >= 2021 (oraz 365) dla 32 i 64bit

Jeżeli jesteś zainteresowany rozwiązaniem to możesz pobrać wersję DEMO z ograniczeniami.

---

Zainteresowani zakupem dodatku proszeni są o kontakt i zapoznanie się z warunkami licencji.

(c) Shon Oskar – www.VBATools.pl

Wszelkie prawa zastrzeżone. Żadna część ani całość tego artykułu nie może być powielana ani publikowana bez zgody autora.