VBATools

Liczne procesy związane z raportowaniem danych w systemie obsługi studiów charakteryzują się wysokim stopniem złożoności oraz wymagają znacznego nakładu pracy podczas przygotowania. W związku z powyższym, w ramach nowego projektu podjęto decyzję o opracowaniu odrębnego modelu raportowego, cechującego się intuicyjną obsługą oraz efektywnym zarządzaniem. Model ten umożliwia wykonywanie zapytań do bazy danych wraz z podglądem wyników w interfejsie aplikacji, z możliwością eksportu danych do formatu Excel lub CSV w celu przeprowadzenia dalszych analiz. Oprogramowanie to pozwala też drukować listy oraz wykorzystywać korespondencje seryjną bazując na przygotowanych wcześniej formularzach w MSWord.

Proces rozpoczyna się od uwierzytelnienia użytkownika, podczas którego po wprowadzeniu danych identyfikacyjnych gdzie następuje weryfikacja tożsamości oraz przygotowanie danych raportowych zgodnie z przydzielonymi uprawnieniami. Interfejs jest prosty i wymaga wpisania hasła dostępu.

W przypadku braku uwierzytelnienia użytkownika wszystkie funkcjonalności systemu pozostają niedostępne.

System oferuje możliwość konfiguracji sposobu przetwarzania danych, umożliwiając bezpośredni eksport do arkusza kalkulacyjnego Excel w formie tabeli, zapisu w formacie CSV (UTF-8) lub wyświetlenia w trybie podglądu. W ostatnim przypadku użytkownik ma możliwość weryfikacji kompletności danych przed podjęciem decyzji o eksporcie. Dodatkowo system umożliwia automatyczne przedstawienie danych w tabeli przestawnej Excela. Przy eksporcie do formatu CSV istnieje możliwość określenia lokalizacji docelowej zapisu pliku. W przypadku niewskazania ścieżki zapisu, aplikacja automatycznie wyświetli okno dialogowe z prośbą o wskazanie lokalizacji.

W celu prezentacji funkcjonalności modułu raportowego, w interfejsie użytkownika udostępniono cztery przykładowe raporty demonstracyjne. Dane w formie zapytań opierając się na dostępie do baz Oracle jak i MSSQL:

Wykonanie wybranego raportu zostaje potwierdzone komunikatem systemowym zawierającym informację o liczbie rekordów zwróconych przez zapytanie SQL.

Interfejs wyboru raportu zawiera szereg funkcjonalnych elementów jak: “Zapytanie”, przycisk którym użytkownik działu IT oraz uprawnione osoby mogą wywołać dowolne zapytanie SQL Ora/MSSQL oraz pobrać zapytanie jakimi kieruje się przygotowany już wcześniej raport z listy proponowanych. Okno zapytania jest wyposażone w walidacje oraz beautifier umożliwiający lepszą pracę z narzędziem.

Wynikiem dowolnego lub modyfikowanego zapytania są pozycje widoczne na karcie “Podgląd raportu”.

Kolejny przycisk to “Odśwież”, który umożliwia pobranie zaktualizowanej listy raportów w przypadku centralnego zarządzania udostępniania dodatkowych raportów, eliminując konieczność ponownego uruchomienia aplikacji. Przycisk “Przypomnij” umożliwia integrację z aplikacją MS Outlook (w wersji Classic) poprzez utworzenie wydarzenia kalendarzowego, które może zostać zaplanowane na dowolny termin w celu przypomnienia o konieczności wygenerowania wskazanego raportu w danym dniu przez operatora interfejsu.

Następnie dostępne jest pole wyboru, które w przypadku rezygnacji z automatycznego eksportu powoduje automatyczne przekierowanie użytkownika do zakładki podglądu danych oraz inicjację raportu sugerując się wyborem. Funkcję tę można również wywołać poprzez dwukrotne kliknięcie na nazwie wybranego raportu.

W trakcie generowania raportu system umożliwia zastosowanie dodatkowych kryteriów filtrowania danych, zarówno według zdefiniowanych pól, jak i według danych na dzień:

Mechanizm podglądu danych domyślnie prezentuje wyniki posortowane według konstrukcji zapytania SQL, jednocześnie umożliwiając użytkownikowi zmianę kryterium sortowania poprzez kliknięcie na nagłówek wybranej kolumny.

Funkcjonalność podglądu obejmuje również możliwość wielopoziomowego filtrowania danych po ich uzyskaniu.

Menu kontekstowe dostępne pod prawym przyciskiem myszy na gotowym raporcie udostępnia następujące opcje: wywołanie interfejsu filtrowania danych (wierszami “Filtruj dane” jak i kolumnami “Usuń kolumnę”), przywrócenie pierwotnego zestawu danych “Resetuj…” oraz eksport do dwóch wcześniej opisanych formatów.

Interfejs filtrowania automatycznie pobiera nazwy wszystkich kolumn dostępnych w raporcie, umożliwiając wielokrotny wybór spośród unikalnych wartości występujących w wybranej kolumnie. System oferuje dodatkowo funkcje zaznaczenia wszystkich pozycji, wyczyszczenia selekcji oraz filtrowania według frazy tekstowej.

W przypadku danych, w których nagłówek posiada frazę “data” wywołany jest kalendarz umożliwiający wybór daty jak i konkretnego zakresu dat bez konieczności/choć pozostawiając taką możliwość wyboru checków dla każdej daty z osobna.

W przypadku danych, w których nagłówek posiada frazę “data” wywołany jest kalendarz umożliwiający wybór daty jak i konkretnego zakresu dat bez konieczności/choć pozostawiając taką możliwość wyboru checków dla każdej daty z osobna.

Kiedy w raporcie wymagane jest umieszczanie wielu parametrów wejściowych pojawia się inny ekran, generowany, z elementami odpowiadającymi za każde ograniczenie:

Jeśli dane w raporcie posiadają kolumny jakich nie chcemy eksportować, to możemy skorzystać z usunięcia takiej kolumny, jednakże należy pamiętać iż jej występowanie może mieć wpływ na grupowanie danych, zatem zalecana jest ew. obróbka w tabeli przestawnej po eksporcie do Excela.

Kolejną możliwością jest drukowanie wprost z narzędzia, gdzie przygotowany jest interfejs podglądu stron z możliwością przestawienia orientacji (poziom/pion). To iż raporty mogą nie mieścić się w A4 (zbyt duża ilość danych) to należy ręcznie zmienić szerokość kolumn aby w podglądzie mieściły się one na wydruku lub usunąć te które nie wnoszą nic istotnego na wydruku.

Spod prawego klawisza na uzyskanych danych można uruchomić generowania wykresu. To kolejna dostępna opcja powstała w czasie rozbudowy rozwiązania.
Generator Raportów, to prosty mechanizm pozwalający prezentować dane na kilka sposobów, jednakże uzależniony od formatowania danych zakładki “Podgląd raportu”:

Opcje dostępne w interfejsie nie działają dla wszystkich opcji, ale uch bezzasadne użycie nie powinny wpłynąć negatywnie na prezentowany wynik.
Uzyskany wykres możemy kopiować, drukować czy zapisać jako odrębną grafikę.

Rezultat eksportu do formatu Excel prezentowany jest w postaci sformatowanej tabeli danych zawierającej wszystkie pozycje widoczne w podglądzie generowane w nowym skoroszycie. W przypadku zastosowania filtrów w trybie podglądu, wprowadzone ograniczenia są uwzględniane.

Zgodnie z wcześniejszymi założeniami, system umożliwia automatyczne generowanie tabeli przestawnej, pozwalającej użytkownikowi na dowolne grupowanie danych. Domyślnie tabela przestawna pozostaje nieuzupełniona, pozostawiając użytkownikowi pełną kontrolę nad układem prezentowanych informacji.

Interfejs zawiera funkcję wyszukiwania studenta umożliwiającą identyfikację według następujących kryteriów: fragmentu nazwiska i/lub imienia, numeru PESEL, numeru albumu oraz adresu e-mail zarejestrowanego w systemie uczelnianym (zarówno konta uczelni, jak i prywatnego konta podanego podczas naboru studenta). Należy też wybrać bazę kierując się statusem (studenci, skreśleni, dyplomanci itp..)

Kolejna odsłona udostępnia przycisk do wyszukania uczniów po etapie programu oraz po cyklu co pozwala zaimportować do wybrania uczniów z danego kierunku i semestru:

Przykładowy widok interfejsu prezentującego dane wybranego studenta przedstawia się następująco:

Interfejs prezentuje kompleksowy zestaw informacji standardowo wyszukiwanych w systemie uczelnianym, obejmujący dane osobowe oraz kontaktowe dodatkowo wyposażony w hiperłącza do systemu uczelnianego. Wyświetlane informacje odzwierciedlają najnowsze wpisy dotyczące studenta (rok studiów, etap, cykl kształcenia itp.). W przypadku zakończenia studiów lub rezygnacji z kształcenia, stosowna informacja zostaje wyświetlona w odpowiednich polach tekstowych. Rozszerzenie tego okna pokazuje więcej szczegółów jak np histogram studenta.

W przypadku kiedy mamy do czynienia z dyplomantom to aktywny przycisk pokarze informacje zdobytego dyplomu, a dla szerszych danych sugeruje link do konkretnej karty studenta w APD:

Sama karta wyszukania studenta pokazuje szereg danych zgrupowanych tematycznie:
Oprócz informacji dydaktycznych, jest wykaz ocen, punktów ETCS, płatności oraz adresówki z generowaniem adresów e-doręczeń.
Sterowanie pierwszymi 4ma ekranami odbywa się przez kliknięcie w historię etapów.

Mechanizm daje możliwość weryfikacje adresu e-doręczeń lub wygenerowania pliku który umożliwi zaimportowanie adresu w systemie PUH do interfejsu ministerialnego.

Kolejnym krokiem jest prowadzenie zakładki opiekunów sal.
W systemie SRS da się ich podglądać, ale trzeba wpierw wchodzić na kalendarz konkretnej Sali i informacja o opiekunie jest w dymku po najechaniu na nagłówek (dość niewygodne).

Powodem jej stworzenia jest reakcja na problem wymuszenia lepszej komunikacji i określeniu, które sale podlegają do tych samych opiekunów (z możliwością dynamicznej filtracji). W tym systemie nie działa wykonanie zgłoszenia o akceptację rezerwacji dla wielu sal, kiedy opiekunami są różne osoby. Nikt nie dostaje powiadomień, więc opiekunowie nie mogą zaakceptować takiej rezerwacji. Ta wisi w powietrzu.

Rezerwacje dalej są i będą zakładane w SRS, ale to okno w module raportowym ma przyśpieszyć wytypowanie w lokalizacji ilość miejsc oraz osoby akceptującej. Producent modułu SRS informuje że jeśli grupowa rezerwacja dotyczy jednej i tej samej grupy odbiorców to zgłoszenie o akceptacji zadziała (choć dalej będzie traktowane jako jedno więc skasowanie jednej sali z puli kasuje wszystkie). Dla bezpieczeństwa lepiej jest jednak realizować sale pojedynczo, a nie zbiorczo o czym informuje na poniższym ekranie.

Dodatkowo tak zebrany zbiór pokazuje jaka sala nie ma przypisanego opiekuna (jaka sala nie jest widoczna, a jest założona w USOS – do włączenia)
lub które z sal nie mają określonej ilości krzeseł (do poprawy) jak i przypisanie sali do instytutu choćby z uwagi na jej wyposażenie techniczne.

Po kliknięciu w kalendarzyk pokarze zaplanowane obłożenie:

Rozwiązanie z czasem zyskało kolejny moduł dotyczący nieobecności.
Pracownik, który będzie się logował do rozwiązania zobaczy swoje zarejestrowane w systemie ERP absencje w widoku rocznym. W nim paski określające typ nieobecności. Po najechaniu na pasek pojawi się opis szczegółowy. Widok uwzględnia narodowe święta PL (kol pomarańczowy) oraz pokazuje weekendy (kol zielony). Kolorem żółtym określony jest dzień bieżący.

Dodatkowo można skorzystać z umieszczonego tam przycisku do generowania wniosków urlopowych, które to stosują oficjalnie przyjęty na UKEN szablon, obliczając przy tym roboczo-dni.
Formularz można wydrukować albo zapisać jako plik PDF. Nieobecność nabiera mocy po osobistym doręczeniu pisma do Działu Spraw Pracowniczych parafowany wcześniej przez przełożonego.

Rozwiązanie to jest rozwojowe, więc nie wykluczone, że kolejne odsłony przyczynią się do jego rozbudowy. Przy tej okazji polecam również dodatek do Excela: Pakiet narzędziowy USOS

---

(c) Shon Oskar – www.VBATools.pl

Wszelkie prawa zastrzeżone. Żadna część ani całość tego artykułu nie może być powielana ani publikowana bez zgody autora.